Prawidłowe zamykanie projektów współfinansowanych ze środków unijnych w praktyce - końcowe rozliczanie projektu, kontrola, monitorowanie trwałości projektu

I dzień

1. Główne zobowiązania Beneficjenta w kontekście zamykania projektu współfinansowanego ze środków UE w latach 2014-2020
   • Przegląd instrukcji i procedur dotyczących projektu – czy mamy wszystko?
   • Wymogi w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji
   • „Papier na wszystko?” – czyli jakie dodatkowe dokumenty są niezbędne, aby ustrzec się przed zakwestionowaniem kwalifikowalności wydatków (wynagrodzenia, środki trwałe – zakup/amortyzacja, usługi obce, prace zlecone)
2. Weryfikacja dokumentacji merytorycznej pod kątem osiągnięcia założonych w projekcie wskaźników
   • Obowiązek osiągnięcia wskaźników produktu oraz rezultatu na poziomie określonym we wniosku o dofinansowanie
   • Sankcje z tytułu nieosiągnięcia wskaźników rezultatu
   • Czy specustawa funduszowa z 3 kwietnia 2020r. (Ustawa z dnia 3 kwietnia 2020r. o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r.) wprowadza taryfę ulgową dla projektów „dotkniętych” koronawirusem w aspekcie osiąganych wskaźników?
3. Główne dylematy w rozliczeniach - czy właściwie je rozwiązaliśmy?
   • Kwalifikowalność wydatków na wynagrodzenia (umowy o pracę i cywilno-prawne) oraz szczegółowe wymogi dotyczące dokumentowania tych wydatków
   • Czy VAT na pewno jest i będzie kosztem kwalifikowanym – jak uniknąć ryzyka kwestionowania tego kosztu?
   • Rozliczenie dochodów i kar umownych w projekcie
   • Środki trwałe i obowiązki w zakresie odtworzenia i lub wymiany dofinansowanej infrastruktury
   • Rozliczanie amortyzacji w koszty kwalifikowane projektu – czy mamy wszystko co potrzebne, aby uznać ten koszt za kwalifikowalny
4. Trwałość Projektu w rozumieniu art. 71 rozporządzenia 1303/2013
   • Okoliczności powodujące naruszenie trwałości projektu i sankcje z tego tytułu
   • Przegląd dokumentacji niezbędnej do zabezpieczenia trwałości projektu
5. Pozostałe dylematy - czy możemy spać spokojnie?
   • Weryfikacja podwójnego finansowania projektu
   • Kontrola sposobu prowadzenia działań promocyjnych
   • Kontrola sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektu

II dzień

1. Oszacowanie ryzyka ewentualnych sankcji
2. Czyszczenie budżetu - czyli ostatnie zmiany do projektu
   • Zestaw najczęstszych zmian w projektach
   • Jakich zmian nie można wprowadzić
   • Możliwości zmian wynikających z umowy o dofinansowanie
   • Możliwości wynikające ze specustawy funduszowej z dnia 3 kwietnia 2020r. w zakresie zamykania projektów
   • Możliwości zmian w umowach w z wykonawcami wynikające z Ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19
3. Zamykanie projektu – raporty i sprawozdania merytoryczne
   • Odbiór produktów i rezultatów
   • Opracowanie niezbędnych rejestrów i raportów
   • Powiadomienie interesariuszy o zamykaniu projektu
4. Końcowy wiosek o płatność w systemie SL2014
   • Termin złożenia Wniosku o płatność końcową w systemie SL2014
   • Wykazywanie postępu rzeczowo-finansowego projektu w systemie SL2014 w projektach
   • Rozliczenie/zwrot środków/odsetek
5. Kontrola na zakończenie projektu
   • Kto i kiedy ma prawo nas kontrolować?
   • Jak się przygotować do kontroli?
   • Zasady BHP w postpowaniu z kontrolą
   • Główne obszary zainteresowania kontroli – czyli na co kontrolujący zwracają szczególną uwagę i co znajdują u Beneficjentów
6. Dyskusja i konsultacje z trenerką