Sztuczna inteligencja w zakupach najlepiej sprawdza się na start w powtarzalnych zadaniach analitycznych: przeglądzie wydatków, porównaniu ofert i wyciąganiu danych z dokumentów. Pierwsze zastosowanie powinno opierać się na danych, których ujawnienie nie zaszkodzi firmie, i dawać wynik, który człowiek łatwo sprawdzi.
Jak wybrać pierwsze zadanie dla AI?
Zamiast pytać, gdzie AI mogłaby się przydać, lepiej przyłożyć do listy zadań działu trzy kryteria:
- zadanie jest powtarzalne - wykonuje się je regularnie według podobnego schematu,
- dane nie są poufne albo da się je zanonimizować przed użyciem,
- wynik da się sprawdzić - kupiec w kilka minut oceni, czy zestawienie lub podsumowanie jest poprawne.
Zadanie spełniające wszystkie trzy warunki nadaje się na pilotaż. Takie kryterium zawęża próbę do jednej czynności w istniejącym procesie, zamiast próbować od razu przebudować cały proces zakupowy.
Które zadania zakupowe nadają się na początek?
Na pierwszy krok najczęściej wybiera się cztery obszary:
- analiza wydatków - porządkowanie danych o zakupach, grupowanie ich w kategorie, wskazywanie wzorców i wydatków realizowanych poza ustalonym procesem,
- porównanie ofert - zestawienie odpowiedzi dostawców w jednej tabeli i przygotowanie podsumowania różnic,
- przegląd dokumentów - wyciąganie z ofert, specyfikacji i faktur konkretnych danych, np. terminów, cen jednostkowych, warunków dostawy,
- analiza umów - wyszukiwanie istotnych zapisów i sygnalizowanie klauzul, które odbiegają od wzorca firmy.
AI pomaga też przygotować negocjacje: zebrać historię współpracy z dostawcą, zestawić argumenty i przygotować listę pytań. Wszędzie tam jej rola polega na przyspieszeniu pracy analitycznej, a nie na podejmowaniu decyzji.
Czego nie powierzać AI bez kontroli człowieka?
Ocena dostawców, ocena zgodności z przepisami i decyzje rodzące zobowiązania finansowe wymagają weryfikacji i zatwierdzenia przez człowieka. AI może przygotować materiał do takiej decyzji, ale jej wynik bywa błędny - model potrafi pominąć istotny zapis albo podać nieistniejącą informację w przekonującej formie. Dlatego decyzje o dużej wartości lub dużym ryzyku, sprawy nietypowe i wybory wymagające strategicznych kompromisów pozostają po stronie kupców.
Osobnym ryzykiem są dane. Oferty dostawców, ceny, warunki umów i plany negocjacyjne to informacje poufne, często objęte tajemnicą przedsiębiorstwa albo klauzulami poufności w umowach. Przed pierwszym pilotażem warto ustalić, jakie dane wolno wprowadzać do narzędzi AI, gdzie są one przetwarzane i czy dostawca narzędzia może ich używać do dalszego trenowania modeli. Jeśli dokumenty zawierają dane osobowe, np. dane kontaktowe pracowników dostawców, zastosowanie mają także przepisy RODO.
Jak przeprowadzić pierwszy pilotaż?
Pilotaż warto ograniczyć do jednego lub dwóch przypadków użycia i z góry określić mierniki sukcesu: np. czas przygotowania porównania ofert albo liczbę błędów wychwyconych przy weryfikacji. Test w kontrolowanym środowisku pozwala zebrać uwagi zespołu, wprowadzić korekty i ocenić wynik względem przyjętych mierników, zanim rozwiązanie trafi do szerszego użytku. Na tym etapie ustala się też zasadę, że każdy wynik AI przed dalszym użyciem sprawdza kupiec.
Wdrożenie narzędzi to połowa pracy - druga to umiejętności zespołu. Wiele firm łączy pilotaż z przeszkoleniem kupców, a firmy szkoleniowe dla działów zakupów i menedżerów, np. Vademecum, organizują też wydarzenia poświęcone wykorzystaniu AI w zakupach, takie jak konferencja AI 4 Buyers.
Co z AI Act wynika dla działu zakupów?
AI Act, czyli rozporządzenie (UE) 2024/1689, opiera się na ocenie ryzyka: im wyższe ryzyko danego zastosowania, tym więcej obowiązków. Przepisy wchodzą w życie etapami:
- od 2 lutego 2025 r. stosuje się zakazy praktyk o niedopuszczalnym ryzyku, definicje oraz obowiązek dbania o kompetencje w zakresie AI,
- od 2 sierpnia 2025 r. - przepisy o modelach AI ogólnego przeznaczenia,
- od 2 sierpnia 2026 r. - większość pozostałych przepisów,
- później - część obowiązków dotyczących systemów wysokiego ryzyka (według aktualnych informacji Komisji Europejskiej od 2 grudnia 2027 r.).
Dla działu zakupów, który korzysta z gotowych narzędzi, najbardziej praktyczny jest obowiązek dotyczący kompetencji. AI Act wymaga od dostawców i podmiotów stosujących systemy AI, aby wspierały kompetencje w zakresie AI osób, które te systemy obsługują lub z nich korzystają w ich imieniu. Firma, która daje kupcom narzędzie AI, powinna więc zadbać, by wiedzieli, jak z niego korzystać i jakie ma ograniczenia.
Typowe zastosowania zakupowe - analiza wydatków, ofert czy umów - nie należą co do zasady do kategorii wysokiego ryzyka wymienionych w załączniku III rozporządzenia. Ta kategoria obejmuje m.in. zastosowania w decyzjach o zatrudnieniu i ocenie pracowników. Obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka są bardziej rozbudowane: podmiot stosujący ma używać systemu zgodnie z instrukcją, zapewnić nadzór przygotowanych osób i monitorować jego działanie. Terminy stosowania części tych obowiązków były zmieniane, dlatego przy planowaniu wdrożeń warto sprawdzić aktualny harmonogram w EUR-Lex albo na stronach Komisji Europejskiej.
Praktyczne doświadczenia firm z wdrożeń - od analizy ofert i scoringu dostawców po pracę na danych zakupowych - omawia m.in. konferencja AI 4 Buyers, poświęcona w całości zastosowaniom AI w zakupach.
Źródła: Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act) - EUR-Lex; Komisja Europejska - Regulatory framework for AI; Komisja Europejska - Navigating the AI Act (FAQ); Komisja Europejska - AI Act Service Desk; Parlament Europejski - EU AI Act: first regulation on artificial intelligence.
