Choć o „socjalu” dla pracowników mówi się dzisiaj głównie w kontekście benefitów, które firmy oferują w ramach pakietu motywacyjnego, warto pamiętać o tym, że podstawowe wsparcie w tym obszarze może zapewnić Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Czy organizacja musi go otwierać, a jeśli tak, to kiedy? Na jakich zasadach działa ZFŚS? W jaki sposób można wykorzystać gromadzone tam środki? Jakie warsztaty, kursy i szkolenia z ZFŚS warto rozważyć?
Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to fundusz celowy gromadzony przez pracodawcę na oddzielnym koncie bankowym, z którego środki mają być przeznaczone na zapewnienie wsparcia socjalnego pracownikom będącym w potrzebie. Zagadnienia związane z obowiązkiem jego tworzenia jaki sposobem dysponowania środkami i kwestiami organizacyjnymi reguluje przede wszystkim Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163). Zgodnie z jej zapisami, obowiązkowo ZFŚS muszą utworzyć:
- wszystkie jednostki budżetowe oraz samorządowe,
- przedsiębiorstwa prywatne, które na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników (przeliczając na pełne etaty).
W przypadku firm, które zatrudniają pracowników na mniej niż 50 pełnych etatów utworzenie ZFŚS jest możliwe, ale nieobowiązkowe.
Warto podkreślić, że przedsiębiorstwa prywatne zatrudniające powyżej 50 pracowników mogą również zrezygnować z prowadzenia Funduszu, jednak musi się to odbyć za zgodą organizacji związkowych działających w organizacji lub – jeśli ich nie ma – z pracownikiem wyznaczonym przez kadrę do reprezentowania jej interesów.
Z czego są gromadzone środki w ZFŚS?
Podstawowym źródłem finansowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest odpis, jaki dokonuje pracodawca za każdego pracownika. Podstawowy wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej rocznie. Kwota jest wyliczana w odniesieniu do wartości podawanej przez GUS kolejno za I i II kwartał roku. Całość składki musi zostać uiszczona do 30 września danego roku, przy czym 75% powinna zostać przekazana do dnia 31 maja tego samego roku.
Warto również wiedzieć, że:
- kwota bazowa wysokości składki do ZFŚS za pracownika może być podwyższona m.in. z uwagi na jego niepełnosprawność, pracę w szczególnych warunkach bądź pracę o szczególnym charakterze, a także emerytów lub rencistów,
- odpis powinien być prowadzony również na pracowników młodocianych – wynosi on odpowiednio 5, 6 i 7% w kolejnych latach nauki,
- możliwe są również dodatkowe, dobrowolne odpisy, np. w postaci składek pracowniczych.
Odpisy są dokonywane w odniesieniu do przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku i koryguje się ją w odniesieniu do faktycznej liczby pracowników na koniec roku.
Na co mogą być wydane środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
ZFŚS jest funduszem celowym, a to oznacza, że tworzy się go z konkretnym przeznaczeniem. Jego zarządcą jest pracodawca, na którym spoczywa sporządzenie regulaminu gospodarowania zebranymi środkami. Mogą one zostać przeznaczone na zapewnienie wsparcia socjalnego pracownikom, którzy go akurat potrzebują – z uwagi na trudną sytuację życiową, rodzinną oraz materialną. Chociaż nie ma bardzo precyzyjnej listy celów, na które wykorzystuje się tak zgromadzone pieniądze, do najpopularniejszych należą:
- dofinansowanie wypoczynku pracownika bądź jego dzieci,
- zapomogi z uwagi na zdarzenie losowe, które dotknęło pracownika (np. śmierć bliskiego, choroba, wypadek etc.),
- dofinansowanie w obszarach kulturalnym albo sportowo-rekreacyjnym (np. bilety na eventy kulturalne),
- paczki żywnościowe dla dzieci lub paczki świąteczne,
- dofinansowanie przyzakładowych żłobków oraz przedszkoli.
Należy jednocześnie podkreślić, że środki z ZFŚS nie mogą zostać wykorzystane na:
- dofinansowanie stołówki pracowniczej,
- nabycie środków trwałych,
- prywatną opiekę medyczną bądź szczepienia profilaktyczne dla pracowników,
- premie, nagrody,
- szkolenia pracownicze,
- imprezy integracyjne,
- pokrycie kosztów dojazdu do pracy.
Nie powinno się również rozdysponowywać środków po równo, ani też zgodnie z pozycją w hierarchii firmy – to niezgodne z ustawowym celem, dla którego powstaje ZFŚS. Pomocą mogą być za to objęci nie tylko pracownicy, ale również ich rodziny, jak również emeryci i renciści, którzy byli pracownikami, członkowie rodzin zmarłych pracowników oraz tzw. chałupnicy, czyli wykonawcy pracy nakładczej na rzecz zakładu.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to ważne, dodatkowe źródło wsparcia dla pracowników, które – jak widać – warto zainwestować z myślą o dobru osób zatrudnionych, jak i budowaniu pozytywnego wizerunku pracodawcy w dużym przedsiębiorstwie.
Warsztaty i szkolenia Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, kursy ZFŚS
Ze szczegółowymi zasadami funkcjonowania ZFŚS pomóc mogą specjakistyczne szkolenia ZFŚS. Organizowane są one zarówno w formie tradycyjnych szkoleń stacjonarnych (główne miasta, w których znajdziemy szkolenia ZFŚS to Warszawa, Kraków, Poznań, Gdańsk, Łódź, Katowice, Lublin, Rzeszów, Wrocław czy Bydgoszcz), jak też szkoleń i kursów z ZFŚS online. Szkolenia online ZFŚS realizowane są w znakomitej większości na żywo, co pozwala na bieżąco zadawać pytania prowadzącemu i uzyskać pomoc w trudnych kwestiach związanych z funkcjonwaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zajęcia mają charakter warsztatowy, oprócz wykładów i prezentacji prowadzone są w oparciu o ćwiczenia, analizę przypadków oraz dyskusję grupową.
Program szkolenia ZFŚS
Program szkolenia czy kursu ZFŚS różni się w zależności od organizatora, czasu trwania czy przyjętego podejścia, jednak pewne zagadnienia są stałe i pojawiają się w programie niemalże wszystkich warsztatów, seminariów, kursów i szkoleń dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Są to między innymi:
- zasady tworzenia i funkcjonowania ZFŚS: podstawy prawne, ZFŚS a wewnętrzne regulacje prawne...
- podmioty zobowiązane do utworzenia ZFŚS: ZFŚS a wypłata świadczenia urlopowego, warunki wyboru, zasady wypłaty...
- roczny odpis obligatoryjny i fakultatywny na ZFŚS: wysokość, terminy, możliwość dowolnego kształtowania wysokości...
- osoby uprawnione do korzystania z pomocy Funduszu: ustalanie kręgu uprawnionych, rodzaj umowy, staż i wymiar etatu a ZFŚS...
- ustawowy zakres działalności socjalnej i świadczenia z Funduszu: zakres przedmiotowy, badanie sytuacji życiowej osób uprawnionych, skutki podatkowe...
- sposób planowania i rozliczania środków Funduszu: zasady naliczania odpisu, metodyka ustalania liczby zatrudnionych, korekta odpisu, przejście zakładu pracy na innego pracodawcę...
- finansowanie pomocy z ZFŚS a przepisy ubezpieczeniowe i podatkowe: paczki, bony towarowe, bilety i karnety, zapomogi, wczasy pod gruszą, świadczenia dla emerytów i rencistów, zielone szkoły itp. - wpływ na podatki i składki
- przepisy ustawy o ZFŚS: odpowiedzialność w świetle przepisów, ZFŚS w decyzjach PIP, wyjaśnieniach Ministerstwa Pracy i orzecznictwie sądowym, planowane zmiany w ustawie...
Jak zapisać się na szkolenie ZFŚS?
To bardzo proste! Wystarczy przejrzeć zgromadzone na górze oferty kursów, szkoleń i warsztatów z ZFŚS, porównać ich program oraz ceny, a następnie wybrać kurs lub szkolenie najlepiej spełniające nasze potrzeby. Na stronie szkolenia znaleźć można pełne informacje o cenie szkolenia i bezpłątny formularz pozwalający zarejestrować się online na dane szkolenie lub kurs. Po jego wypełnieniu trafia on do orgaizatora, który skontaktuje się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania wszystkich informacji oranizacyjnych oraz dopełnienia niezbędnych formalności (płatność, faktury...).
