Podróże służbowe w 2025 r. w tym zmiany w kilometrówce w 2024 r. – nowelizacja ustawy o transporcie drogowym umożliwiająca zwrot pracownikom kosztów...

Definicja podróży służbowej i składniki kosztów podróży służbowych:

• definicja podróży służbowe

• dopuszczalny czas trwania podróży służbowej.

• diety (wysokość, zasady rozliczania, “diety tranzytowe” itp.),

• koszty przejazdów i jazd miejscowych,

• koszty noclegów (zwrot faktycznie poniesionych wydatków, ryczałty, dokumentowanie),

• koszty leczenia w trakcie podróży służbowej,

• inne wydatki (rodzaje, dokumentowanie).

 Zasady ustalania przychodu pracowników i stosowania zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, w przypadku podróży służbowych np.:

• określenie diet w kwotach wyższych niż wynikające z przepisów prawa (dokumentowanie, zasady zaliczania w ciężar kosztów, ustalenie przychodów pracownika),

• zwrot pracownikom faktycznie poniesionych przez nich wydatków na wyżywienie według rachunków,

• śniadania hotelowe,

• zwrot wydatków na jazdy miejscowe (wynajęcie samochodu przez pracownika, taksówki itp.),

• zwrot kosztów noclegów w wysokości przekraczającej limity ustalone przepisami prawa,

• wydatki reprezentacyjne poniesione przez pracownika w trakcie podróży służbowej (obiady z kontrahentami, bilety na imprezy kulturalne i sportowe itp.).

Podróże służbowe a wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (dokształcanie w formach szkolnych i pozaszkolnych) – różnice w rozliczeniach podatkowych (koszty uzyskania przychodów, zasady stosowania zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych).

Wydatki na ubezpieczenie pracowników w trakcie podróży służbowej

• zasady zaliczania do kosztów podatkowych

• zasady ustalania przychodów pracownikom.

Delegacje pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, menedżerów, właścicieli firm, członków zarządu, rad nadzorczych i komisji rewizyjnych – różnice w rozliczeniach podatkowych:

• koszty uzyskania przychodów,

• zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych

• zwolnienia z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Pracownicy „mobilni” (kierowcy, przedstawiciele handlowi, pracownicy budowlani itp.) – zasady opodatkowania świadczeń z tytułu podróży.

Koszty uzyskania przychodów u pracodawcy, zleceniodawcy itp. z tytułu rozliczania podróży służbowych.

Rozliczanie podróży służbowych na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług (np. przypadki kiedy wystąpi import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów itp.).

Obowiązek składania PIT – 11 w przypadku nieodpłatnych świadczeń dla kontrahentów oraz sytuacje, w których firmy nie muszą składać tych informacji.

Używanie przez pracowników, zleceniobiorców, menedżerów, członków zarządu, członków rad nadzorczych itp. samochodów prywatnych w jazdach miejscowych i podróżach służbowych np.:

• kwoty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (zasady dokumentowania, rodzaje wydatków itp.),

• zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,

• ryczałty w jazdach miejscowych,

• ewidencja przebiegu pojazdu,

• opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami.

• zmiany w kilometrówce w 2024 r.

Wykorzystywanie samochodów służbowych do prywatnych celów pracowników

• zasady ustalania przychodów pracownikom oraz stosowania zwolnienia z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,

• zaliczanie wydatków do kosztów podatkowych,

• rozliczenia na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług.

Podróż służbowa odbywana samochodem stanowiącym własność pracodawcy:

• kwoty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (zasady dokumentowania),

• kwoty zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (zasady dokumentowania).

Najem samochodów w ramach zagranicznych podróży służbowych, skutki w zakresie obowiązku poboru podatku u źródła przez polskich płatników.

Zasady poboru podatku u źródła w przypadku zakupu biletów lotniczych od zagranicznych przedsiębiorstw żeglugi powietrznej.

nowelizacja ustawy o transporcie drogowym umożliwiająca zwrot pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym, hybrydowym i napędzanych wodorem

• brak regulacji w obecnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. kwestii zwrotu pracownikom kosztów poniesionych w trakcie wykonywania przez nich czynności służbowych samochodami prywatnymi z napędem alternatywnym

• definicja napędu alternatywnego

• zwrot pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym, hybrydowym i napędzanych wodorem lub innym alternatywnym rozwiązaniem

Odpowiedzi na pytania uczestników