Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) pozwala rejestrować dokumenty, prowadzić sprawy i zarządzać ich obiegiem w postaci elektronicznej. Wdrożenie EZD zmienia nie tylko narzędzia wykorzystywane przez pracowników, ale również sposób wykonywania wielu codziennych czynności kancelaryjnych.
Dlatego szkolenia EZD mogą dotyczyć zarówno podstaw pracy w systemie, jak i bardziej szczegółowych zagadnień związanych z prowadzeniem spraw, rejestracją i dekretacją korespondencji, tworzeniem dokumentacji, stosowaniem JRWA, prowadzeniem składów chronologicznych czy archiwizacją dokumentów.
Zakres dostępnych szkoleń obejmuje między innymi:
- podstawy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
- obsługę systemów EZD,
- prowadzenie spraw i dokumentacji w systemie EZD,
- rejestrację, dekretację i elektroniczny obieg korespondencji,
- stosowanie instrukcji kancelaryjnej i JRWA w środowisku EZD,
- prowadzenie składu chronologicznego,
- archiwizację dokumentacji elektronicznej,
- przygotowanie jednostki i pracowników do wdrożenia EZD,
- współpracę EZD z e-Doręczeniami i innymi usługami elektronicznymi.
Przed wyborem kursu warto sprawdzić jego program, ponieważ szkolenie dla początkującego użytkownika systemu może mieć zupełnie inny zakres niż warsztaty przeznaczone dla koordynatorów, administratorów czy osób odpowiedzialnych za wdrożenie EZD w organizacji.
Szkolenia EZD RP
Wśród dostępnych ofert znajdują się również szkolenia EZD RP dotyczące pracy z systemem rozwijanym dla administracji publicznej. Kurs może przygotowywać użytkowników do rozpoczęcia pracy z EZD RP albo koncentrować się na konkretnych czynnościach wykonywanych już po wdrożeniu systemu.
Program szkolenia EZD RP może obejmować między innymi rejestrację przesyłek, zakładanie i prowadzenie spraw, dekretację dokumentów, wysyłkę korespondencji, pracę ze składem chronologicznym, stosowanie JRWA oraz zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie elektronicznym.
Osoby odpowiedzialne za wdrożenie EZD RP powinny zwrócić uwagę na szkolenia omawiające nie tylko obsługę programu, ale również organizację pracy jednostki, przygotowanie procedur i pracowników oraz prawidłowe prowadzenie dokumentacji po przejściu na elektroniczny sposób zarządzania dokumentami.
Szkolenia EZD online i stacjonarne
Szkolenia EZD organizowane są zarówno online, jak i stacjonarnie. Kurs EZD online jest wygodnym rozwiązaniem dla osób, które chcą uczestniczyć w szkoleniu bez konieczności dojazdu, a także dla instytucji posiadających pracowników w różnych lokalizacjach.
Szkolenia stacjonarne mogą być szczególnie przydatne przy rozbudowanych warsztatach praktycznych oraz szkoleniach zamkniętych organizowanych dla konkretnego urzędu lub instytucji.
Przy wyborze formy szkolenia warto zwrócić uwagę przede wszystkim na program i liczbę zajęć praktycznych. W przypadku nauki obsługi EZD istotna jest możliwość prześledzenia rzeczywistych procesów: od wpływu dokumentu i jego rejestracji, przez dekretację i prowadzenie sprawy, aż po jej zakończenie i archiwizację.
Ile kosztuje szkolenie EZD?
Cena szkolenia zależy między innymi od jego zakresu, czasu trwania, formy zajęć oraz tego, czy jest to szkolenie otwarte, czy zamknięte dla pracowników jednej organizacji. Na podstawie ofert publikowanych w Eventis można spotkać następujące poziomy cen:
| Rodzaj szkolenia | Orientacyjna cena |
|---|---|
| Krótkie szkolenie otwarte z EZD | ok. 450–700 zł za osobę |
| Rozbudowane szkolenie lub warsztaty EZD | od ok. 1 300 zł za osobę |
| Szkolenie zamknięte dla urzędu lub instytucji | od ok. 3 000 zł za grupę |
| Rozbudowane szkolenie zamknięte | nawet ponad 5 000 zł za grupę |
Podane kwoty mają charakter orientacyjny. Aktualną cenę, termin oraz informacje o ewentualnych rabatach znajdziesz przy każdej ofercie szkolenia.
Dla kogo przeznaczone są szkolenia EZD?
Kursy i szkolenia z Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją kierowane są przede wszystkim do osób, które na co dzień odpowiadają za przyjmowanie, rejestrowanie, przekazywanie, tworzenie i archiwizowanie dokumentów.
Z wiedzy dotyczącej EZD korzystają między innymi pracownicy urzędów administracji publicznej, urzędów miast i gmin, starostw, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek organizacyjnych, szkół i uczelni, instytucji kultury oraz innych podmiotów wdrażających elektroniczny obieg dokumentów.
Szkolenia mogą być również przeznaczone dla pracowników kancelarii i sekretariatów, archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych, administratorów systemów oraz osób odpowiedzialnych za organizację i wdrożenie EZD.
EZD a elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją jest ściśle związane z elektronicznym obiegiem dokumentów, jednak szkolenia EZD zazwyczaj nie ograniczają się do nauki obsługi programu. Uczestnicy powinni również poznać zasady prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i prowadzenia dokumentacji w środowisku elektronicznym.
W praktyce oznacza to pracę z dokumentem na kolejnych etapach jego obiegu: od wpływu i rejestracji, przez dekretację, przypisanie do sprawy i dalszą obsługę, aż po zakończenie sprawy oraz właściwe przechowywanie dokumentacji.
Jeżeli szukasz szkolenia z elektronicznego obiegu dokumentów, sprawdź więc dokładnie program zajęć. Część kursów koncentruje się na konkretnym systemie EZD, inne szerzej omawiają organizację obiegu dokumentów i zasady prowadzenia dokumentacji elektronicznej.
Jak wybrać szkolenie lub kurs EZD?
Przed zapisaniem się na szkolenie sprawdź przede wszystkim:
- czy program dotyczy systemu EZD wykorzystywanego w Twojej jednostce,
- czy kurs jest przeznaczony dla początkujących czy zaawansowanych użytkowników,
- czy obejmuje praktyczne ćwiczenia z prowadzenia spraw i obiegu dokumentów,
- czy omawia aktualne zasady wykonywania czynności kancelaryjnych,
- czy szkolenie dotyczy EZD RP, jeśli właśnie ten system jest wdrażany w Twojej organizacji,
- czy zajęcia prowadzone są online, stacjonarnie czy w formule zamkniętej dla jednej instytucji.
Jeżeli EZD jest dopiero wdrażane, warto również sprawdzić szkolenia skierowane do osób odpowiedzialnych za przygotowanie organizacji do zmiany, a nie wyłącznie kursy obsługi systemu dla użytkowników końcowych.
Tematy powiązane z EZD
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją łączy zagadnienia z zakresu kancelarii, archiwizacji, administracji publicznej oraz cyfrowej komunikacji z obywatelami i innymi podmiotami. W zależności od zakresu obowiązków przydatne mogą być również:
- szkolenia z archiwizacji dokumentów – dotyczące zasad przechowywania, klasyfikowania i archiwizowania dokumentacji,
- szkolenia z podpisu elektronicznego – dotyczące podpisywania i uwierzytelniania dokumentów elektronicznych,
- szkolenia dla administracji publicznej – obejmujące przepisy, procedury i organizację pracy urzędów oraz instytucji publicznych,
- szkolenia dla samorządów i JST – skierowane do pracowników urzędów miast i gmin, starostw oraz jednostek organizacyjnych samorządu.
Porównaj dostępne szkolenia EZD w Eventis, sprawdź ich programy, terminy, ceny oraz formę zajęć i wybierz kurs odpowiadający zakresowi obowiązków oraz systemowi wykorzystywanemu w Twojej organizacji.
