50 problemów zamawiających w praktycznym udzielaniu zamówień publicznych

50 zagadnień, które musi znać każdy zamawiający:

Dotyczące planowania i szacowania wartości zamówienia

1. W jaki sposób agregować zamówienia? Jak daleko sięga zasada podobieństwa dostaw? A jak jest z usługami?
2. Jak szacować roboty budowlane dotyczące obiektów, a jak prac remontowych?
3. Czy można wszcząć postępowanie nie mając zabezpieczonych środków w budżecie?
4. Czy planowaną i zakładaną waloryzację należy doliczyć do wartości zamówienia?
5. Jak ustalać (i udzielać) zamówień z założeniem opcji i wznowień?
6. Jak traktować nowe, nieplanowane zamówienia, pojawiające się w ciągu roku? Jaka jest różnica między zamówieniem nieplanowanym a nieujętym w planie?

Dotyczące opisu przedmiotu zamówienia

1. Jaki poziom konkurencyjności w świetle najnowszych kontroli należy zapewniać przy standardowych, powszechnych zamówieniach?
2. Co może być uzasadnieniem do braku podziału zamówienia na części i pod jakim kątem należy rozważać ewentualny podział?
3. Do czego przydatne mogą być wstępne konsultacje rynkowe, a kiedy są one niepotrzebne lub nawet problematyczne?
4. Jak ograniczyć popełnianie przez wykonawców błędów przy składaniu przedmiotowych środków dowodowych?
5. Czy wymóg zatrudniania na umowę o pracę powinien być spełniony na dzień składania ofert?

Dotyczące obowiązków komisji przetargowej:

1. Czy ważny jest podział obowiązków między członków komisji? Na czy miałby on polegać i jak wyglądać?
2. Jakie obowiązki zamawiających wymagają wewnętrznych regulacji i czy jest sens takowe wprowadzać? Jak powinien wyglądać rozkład obowiązków związanych z przygotowaniem analizy potrzeb i wymagań, szacowania wartości, projektu umowy, zapisów OPZ?
3.  Do czego powinny być zobowiązane „osoby merytoryczne”?
4. Jak w świetle najnowszych kontroli należy ocenić kontakt z wykonawcą (na etapie przygotowania postępowania), czego w kontaktach należy bezwzględnie przestrzegać?

Dotyczące warunków udziału w postępowaniu

1. W jaki sposób ocenić zasadność i proporcjonalność żądanych warunków udziału w postępowaniu?
2. Jak prawidłowo przyporządkować podmiotowe środki dowodowe i wstępne oświadczenia w zależności od progu postępowania? Jakie dokumenty składa wykonawca pojedynczy, konsorcjum, spółka cywilna, podmiot udostępniający zasoby?
3. Czy można nie żądać oświadczenia o aktualności w procedurze odwróconej bez JEDZ?
4. W jaki sposób muszą być podpisywane i składanie dokumenty i oświadczenia wykonawców w zw. z przepisami dotyczące zaświadczeń ZUS, US, KRK?
5. Co, jeżeli pomiędzy ogłoszeniem a SWZ będą rozbieżności albo wskażemy podstawę wykluczenia a nie zażądamy dokumentu na potwierdzenie? Jaki skutek dla postępowania mają formalne błędy zamawiającego i co w tej sytuacji zrobić?

Dotyczące kryteriów oceny ofert

1. Czy możliwe są kryteria dotyczące właściwości wykonawcy? W jaki sposób wybrać najbardziej doświadczonego wykonawcę?
2. Co oznacza weryfikowalność kryteriów w praktyce?
3. Jakie warunki należy spełnić, żeby cena była jedynym kryterium oceny ofert?

Dotyczące procedury udzielenia zamówienia

1.  Kiedy zamawiający musi wydłużyć termin składania ofert?
2.  Czy w postępowaniu unijnym można wydłużyć termin na dzień przed terminem składania ofert informując o tym wykonawców na stronie internetowej postępowania?
3.  Czy jeżeli pełnomocnictwo do złożenia oferty może zostać udzielone po terminie podpisania oferty przez pełnomocnika? Kiedy następuje złożenie oferty?
4.  Czy wyjaśnienia rażąco niskiej ceny muszą być podpisane? A czy do wyjaśnień muszą być dołączone dowody?
5.  Co oznacza wynik walidacji: nieokreślony? Kto ma określić, czy podpis jest prawidłowy?
6.  Co, jeżeli wykonawca złoży ofertę w sposób niezgodny z opisanym w SWZ, ale oferta jest podpisana i możemy odczytać z niej dane?
7.  Czy zamawiający musi wzywać do wyjaśnień rażąco niskiej ceny wykonawcę, który nie podpisał oferty lub takiego, którego oferta zostanie i tak odrzucona (na innej podstawie?)
8.  Jak postępować z tajemnicą przedsiębiorstwa i oceniać wykazywanie tajemnicy w ofertach?
9.  Czy jest czynem nieuczciwej konkurencji wskazywanie parametrów urządzenia, których to urządzenie nie spełnia?
10.  Gdzie jest granica między wyjaśnianiem oferty a negocjacjami i zmianą treści oferty?
11.  Czy zamawiający może cofnąć swoją decyzję, jak to zrobić prawidłowo?
12.  Jeżeli wykonawcy zaoferują ten sam sprzęt, ale tylko jeden z nich złoży przedmiotowe środki dowodowe z których wynika, że sprzęt wymagania spełnia, to można uznać, że obie oferty są prawidłowe?
13.  Co robić z vatem? Poprawiać? Wskazywać prawidłowy w SWZ? Czy wykonawca zawsze może zaoferować stawkę podstawową?
14.  Co w przypadku omyłki w SWZ popełnionej przez Zamawiającego? We wzorach, kosztorysach, sposobie liczenia ocen w kryterium?
15.  Jakie są zasady i granice poprawiania omyłek w ofertach?
16.  Kiedy występuje błąd w obliczeniu ceny którego nie można poprawić?
17.  Uzupełnianie dokumentów na podstawie art. 128 ustawy – jakich dokumentów i innych oświadczeń dotyczy art. 128? Różnica między uzupełnianiem podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych.
18.  Jakie obowiązki ma zamawiający w związku z terminem związania ofert?
19.  Jakie są obowiązki zamawiającego związane z wadium? Czy trzeba zwracać gwarancję, gdy jej termin obowiązywania upłynął?
20.  Jaka wada może skutkować unieważnieniem postępowania?
21.  Jakie prawidłowo należy prowadzić dokumentację postępowania oraz udostępniać protokół wraz z załącznikami?

Dotyczące umów i waloryzacji

1. Jak ustalać limit kar umownych? I jak kształtować zapisy dotyczące kar umownych?
2. Czy zamawiający może nie mieć żadnych obowiązków w związku z realizacją umowy?
3. Jakie są zasady wprowadzania zmian w umowach?
4. Jaka jest relacja zmian nieprzewidzianych wg PZP i art. 48 specustawy?
5. Jakie są zasady opisywania klauzul waloryzacyjnych?
6. W jaki sposób kształtować zapisy umowy, aby odzwierciedlały one warunki zamówienia?