Elektronizacja zamówień publicznych na podstawie rozporządzenia Elektro i najnowszego orzecznictwa

Wprowadzenie

• dyrektywy unijne w sprawie zamówień publicznych, a elektronizacja
• obszary elektronizacji, a ramy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
• etapy elektronizacji – gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości?
• omówienie siatki pojęciowej w nowej ustawie Pzp w zakresie niezbędnym do omówienia problemów związanych z elektronizacją (pisemność, dokumenty zamówienia, SWZ, OPiW, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty i oświadczenia, itp.).

Komunikacja zamawiającego z wykonawcami

• obowiązek użycia środków komunikacji elektronicznej bez względu na wartość zamówienia;
• komunikacja ustna;
• elektronicznie, czyli jak?
• forma elektroniczna, a postać elektroniczna - czym się różni, znaczenie prawne;
• środki komunikacji elektronicznej służące do przekazywania ofert, wniosków, oświadczenia wstępnego i komunikacji między stronami w pozostałym zakresie
• wymagania wobec narzędzi wykorzystywanych do komunikacji elektronicznej
• możliwość odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej – jako wyjątek od zasady - kiedy to jest możliwe?
• możliwość wymagania przez zamawiającego użycia innych niż ogólnodostępne narzędzi, urządzeń lub formatów plików;
• obowiązki zamawiającego w zakresie informowania o środkach komunikacji elektronicznej wykorzystywanych do komunikowania się
• forma oferty/wniosku i oświadczenia wstępnego - od ogółu do szczegółu
• wymogi w zakresie środków komunikacji elektronicznej służących do przekazywania ofert, wniosków (zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji);
• wszystko o formatach danych (które formaty są dopuszczalne w świetle przepisów?),
• wszystko o kompresji danych w kontekście zamówień publicznych
• formaty podpisów – jakie są prawidłowe? Jak formułować wymagania SWZ/OPiW w tym zakresie?

Elektroniczny JEDZ w postępowaniu unijnym

• jak przygotować JEDZ do postępowania unijnego w narzędziu elektronicznym?
• ćwiczenie praktyczne z przygotowania JEDZ

Wszystko o rozporządzeniu ELEKTRO  (rozporządzeniu PRM w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie

• dokument elektroniczny - nowa definicja
• cyfrowe odwzorowanie
• podmiotowe środki dowodowe i inne dokumenty i oświadczenia składane w języku obcym;
• skuteczne zastrzeżenie dokumentów elektronicznych jako tajemnicy przedsiębiorstwa? Przykłady, orzecznictwo;
• czym są dokumenty wystawione przez tzw. upoważnione podmioty? Praktyczne przykłady dokumentów;
• dokumenty wystawione przez inne niż upoważnione podmioty, czyli przez kogo?
• omówienie praktycznej tabeli zawierającej wszystkie rodzaje dokumentów i oświadczeń składanych w postępowaniu i sposobów ich składania i poświadczania (jaki dokument/oświadczenia, jak i przez kogo ma być poświadczany); przykłady z praktyki
• jak kwalifikować pełnomocnictwo na gruncie nowej ustawy Pzp i czy można je uzupełniać? W jakiej formie i jak uzupełniać pełnomocnictwo i inne dokumenty potwierdzające reprezentację?
• czym są ogólnie dostępne formaty danych
• oświadczenia i dokumenty bez wymogu określonego formatu danych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
• sposób i tryb przekazywania w postępowaniu dokumentów zawierających informacje prawnie chronione
• sposób przekazywania podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów, w tym dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które zostały sporządzone w języku obcym;
• e-odpisy z rejestrów (e-ZUS, e-KRK, e-KRS, e-CEDiG, itp.), inne – jakie dokumenty w postępowaniu wykonawca może pozyskać w postaci elektronicznej? omówienie i wskazanie zasad badania i oceny takich dokumentów;
• Rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, a kwestie związane z elektronizacją

Omówienie najnowszego orzecznictwa związanego z formą ofert, dokumentów podmiotowych, innych, przykłady z praktyki

Podpisy elektroniczne – praktyczne problemy

• kwalifikowany podpis elektroniczny – typy (wewnętrzny, zewnętrzny, otoczony), znaczniki czasu algorytm skrótu SHA, pieczęć elektroniczna
• składanie podpisów elektronicznych,
• walidacja podpisów krajowych, zagranicznych; proces walidacji zgodny z wymaganiami prawa; jakie oprogramowanie wybrać do walidacji? Narzędzia do walidacji - różnice, podobieństwa, plusy, minusy, ryzyka;
• warsztat z weryfikacji plików podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (prowadząca weryfikuje zdalnie podpisy kwalifikowane w formacie pades, xades przy pomocy różnych oprogramowań do weryfikacji i omawia wyniki, okazuje w czasie rzeczywistym raporty z weryfikacji;
• podpis zaufany/profil zaufany
• składanie podpisów zaufanych
• walidacja podpisu zaufanego – jak radzić sobie z problemami z odczytaniem plików podpisanych podpisem zaufanym; jak je odczytać, jak sprawdzić podpis zaufany; raporty z weryfikacji- część warsztatowa
• podpis osobisty
• jak złożyć podpis osobisty
• jak sprawdzić podpis osobisty, jakich narzędzi do weryfikacji użyć;
• pliki z różnymi podpisami elektronicznymi – jak weryfikować?
• znak graficzny podpisu a skuteczność podpisu elektronicznego;
• elektroniczne podpisy zagraniczne;

Elektroniczne obowiązki informacyjne zamawiające zamawiającego – jak sobie z nimi poradzić:

• informacja o ofertach, wnioskach przekazywana Prezesowi UZP – jak zrealizować obowiązek; jak wypełnić, wysłać, kwestie problemowe;
• ogłoszenie o wykonaniu umowy
• rejestr umów (nowe obowiązki zamawiających od lipca 2022 r.)

Wadium w postępowaniu – istota, forma wadium według NOWEJ Pzp – co to znaczy oryginał w postaci elektronicznej, zasady zwrotu wadium wniesionego w formie niepieniężnej;

Termin związania ofertą/przedłużenie terminu związania ofertą – forma/istota znaczenie;

Zasada jawności po nowemu

• otwarcie ofert:
• brak obecności wykonawców podczas otwarcia ofert;
• odstąpienie od obowiązku publikowania na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o terminie wykonania zamówienia, okresie gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach;
• zasady postępowania w przypadku awarii system teleinformatycznego.
• dokumentowanie postępowania
• przekazywanie protokołu postępowania na wniosek;
• udostępnienie załączników do protokołu (w tym ofert) – termin udostępnienia, miejsce i zakres;
• ograniczenie jawności w tym ochrona danych osobowych w zamówieniach publicznych;

Umowa – forma podpisania – czy można podpisać umowę elektronicznie?

Platforma E-zamówienia i platformy e-usług

• Platforma E- zamówienia (o projekcie, etapy, stan prac, omówienie zasad działania, co z miniPortalem?);
• komercyjne platformy zakupowe
• rozwiązania zapewniające elektronizację zamówień publicznych dostępne na rynku
• ryzyka prawne związane z usługami chmurowymi
• na co zwrócić uwagę przy zakupie platformy zakupowej?

Pytania i odpowiedzi