Kurs archiwisty pozwala zdobyć wiedzę potrzebną do prawidłowego gromadzenia, klasyfikowania, ewidencjonowania, przechowywania i archiwizowania dokumentacji. Programy kursów mogą obejmować zarówno podstawy pracy archiwisty, jak i bardziej zaawansowane zagadnienia związane z prowadzeniem archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Wybierając kurs, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na jego poziom, program, liczbę godzin zajęć oraz formę nauki. Dostępne są kursy archiwisty I i II stopnia, kursy kancelaryjno-archiwalne, a także krótsze szkolenia poświęcone wybranym zagadnieniom, takim jak archiwizacja dokumentów, instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt czy elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia jest przeznaczony przede wszystkim dla osób rozpoczynających pracę w archiwum zakładowym, składnicy akt, kancelarii lub na stanowisku związanym z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji.
Program takiego kursu może obejmować między innymi:
- podstawy prawne postępowania z dokumentacją,
- organizację pracy kancelaryjnej i obieg dokumentów,
- instrukcję kancelaryjną,
- jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA),
- klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji,
- zasady prowadzenia archiwum zakładowego i składnicy akt,
- ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji,
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania,
- podstawowe zasady pracy z dokumentacją elektroniczną.
Zakres zajęć zależy od organizatora, dlatego przed zapisaniem się warto porównać szczegółowe programy dostępnych kursów.
Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia
Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia jest kierowany przede wszystkim do osób, które posiadają już podstawową wiedzę archiwalną lub doświadczenie w pracy z dokumentacją i chcą rozwijać kompetencje zawodowe.
Program może obejmować bardziej zaawansowane zagadnienia dotyczące organizacji zasobu archiwalnego, wartościowania i opracowywania dokumentacji, postępowania z różnymi rodzajami dokumentów, kontroli archiwum oraz współpracy z właściwym archiwum państwowym.
Różnice pomiędzy kursami I i II stopnia nie są jednakowe u wszystkich organizatorów. Przed wyborem kursu warto sprawdzić wymagania wobec uczestników oraz szczegółowy program zajęć.
| Rodzaj kursu | Dla kogo? | Typowy zakres |
|---|---|---|
| Kurs archiwisty I stopnia | osoby początkujące, nowi pracownicy archiwów i kancelarii | podstawy archiwistyki, obieg dokumentów, JRWA, ewidencja, archiwizacja |
| Kurs archiwisty II stopnia | osoby posiadające podstawową wiedzę lub doświadczenie | bardziej zaawansowana archiwistyka, opracowanie zasobu, postępowanie z dokumentacją |
| Kurs kancelaryjno-archiwalny | pracownicy kancelarii, sekretariatów, archiwów i administracji | obieg i rejestracja dokumentów, instrukcja kancelaryjna, archiwizacja |
| Szkolenie z archiwizacji dokumentów | osoby odpowiedzialne za dokumentację w firmie lub instytucji | porządkowanie, przechowywanie, ewidencja i brakowanie dokumentacji |
Kurs archiwisty online czy stacjonarnie?
Kurs archiwisty online pozwala uczestniczyć w zajęciach bez konieczności dojazdu do miejsca szkolenia. Jest to szczególnie wygodne dla osób, które nie znajdują odpowiedniego kursu w swojej miejscowości lub chcą połączyć naukę z pracą zawodową.
Wiele kursów kancelaryjno-archiwalnych online prowadzonych jest na żywo z trenerem. Uczestnicy mogą zadawać pytania, wykonywać ćwiczenia oraz analizować przykłady dokumentacji podobnie jak podczas szkolenia stacjonarnego.
Kurs stacjonarny może być natomiast dobrym wyborem dla osób, które preferują bezpośredni kontakt z prowadzącym, pracę warsztatową oraz wymianę doświadczeń z pozostałymi uczestnikami.
Przy wyborze warto więc porównywać nie tylko cenę, ale również program, liczbę godzin, doświadczenie prowadzącego oraz sposób organizacji zajęć.
Ile kosztuje kurs archiwisty?
Cena kursu zależy przede wszystkim od jego zakresu, poziomu, liczby godzin oraz formy prowadzenia zajęć. Rozbudowane kursy archiwisty I lub II stopnia są zwykle droższe od jednodniowych szkoleń dotyczących konkretnego zagadnienia związanego z archiwizacją dokumentów.
| Rodzaj szkolenia | Orientacyjna cena |
|---|---|
| Krótkie szkolenie z archiwizacji dokumentów | od kilkuset zł |
| Kurs kancelaryjno-archiwalny | ok. 1 000–2 000 zł |
| Kurs archiwisty I stopnia | ok. 1 000–2 500 zł |
| Rozbudowany kurs stacjonarny | ok. 2 000–4 500 zł |
Ceny poszczególnych terminów mogą się różnić, dlatego przed zapisaniem się sprawdź aktualną cenę podaną przy wybranej ofercie. Warto również zwrócić uwagę, czy cena obejmuje materiały szkoleniowe, egzamin lub sprawdzian wiedzy oraz wydanie zaświadczenia lub certyfikatu.
Czego można nauczyć się na kursie archiwisty?
Program kursu archiwisty powinien przygotowywać do praktycznej pracy z dokumentacją. W zależności od poziomu i specjalizacji szkolenia uczestnicy mogą poznać zasady tworzenia i stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz JRWA, prowadzenia ewidencji, kwalifikowania dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych czy przygotowania akt do przechowywania.
Istotnym elementem kursów są również zasady funkcjonowania archiwum zakładowego i składnicy akt. Uczestnicy uczą się, jak przyjmować dokumentację, jak ją porządkować i przechowywać oraz kiedy i w jaki sposób można przeprowadzić brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
Coraz większe znaczenie ma także dokumentacja elektroniczna. Dlatego w programach kursów pojawiają się zagadnienia dotyczące elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), cyfrowego obiegu dokumentów oraz zasad postępowania z dokumentacją występującą jednocześnie w postaci papierowej i elektronicznej.
Kurs archiwizacji dokumentów – czym różni się od kursu archiwisty?
Kurs archiwisty jest zazwyczaj szkoleniem o szerszym zakresie. Może przygotowywać uczestnika do wykonywania wielu zadań związanych z funkcjonowaniem archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Kurs lub szkolenie z archiwizacji dokumentów może natomiast koncentrować się na węższym obszarze: prawidłowym porządkowaniu, kwalifikowaniu, ewidencjonowaniu, przechowywaniu i brakowaniu dokumentacji.
Takie szkolenia są przydatne nie tylko dla osób planujących pracę jako archiwista. Korzystają z nich również pracownicy administracji, sekretariatów, kadr, działów prawnych oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za dokumentację.
Kurs archiwisty z certyfikatem – jaki dokument otrzymuje uczestnik?
Informacja o dokumencie wydawanym po ukończeniu kursu powinna znajdować się w opisie konkretnej oferty. W zależności od organizatora uczestnik może otrzymać między innymi zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, certyfikat lub inny dokument potwierdzający udział i zakres zrealizowanego programu.
Warto pamiętać, że określenie „kurs z certyfikatem” nie oznacza automatycznie uzyskania jednolitych państwowych uprawnień zawodowych. Wymagania wobec osoby zatrudnianej na określonym stanowisku mogą zależeć między innymi od pracodawcy, rodzaju jednostki oraz przepisów dotyczących danego stanowiska.
Dlatego przed zapisaniem się na kurs warto sprawdzić, jaki dokładnie dokument wydaje organizator i czy program odpowiada wymaganiom związanym z planowanym stanowiskiem pracy.
Dla kogo przeznaczone są kursy archiwalne i kancelaryjne?
Kursy archiwisty i szkolenia kancelaryjno-archiwalne mogą być przydatne zarówno osobom rozpoczynającym karierę zawodową, jak i pracownikom, którzy już odpowiadają za dokumentację.
Uczestnikami takich kursów są między innymi pracownicy archiwów zakładowych i składnic akt, administracji publicznej i samorządowej, sekretariatów i kancelarii, działów kadr i administracji oraz osoby odpowiedzialne za obieg, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji w przedsiębiorstwach i instytucjach.
Jak wybrać dobry kurs archiwisty?
Przed zapisaniem się na kurs warto porównać kilka ofert. Sama nazwa „kurs archiwisty I stopnia” nie oznacza, że program i liczba godzin będą identyczne u wszystkich organizatorów.
Sprawdź przede wszystkim:
- szczegółowy program kursu,
- poziom zaawansowania i wymagania wobec uczestników,
- liczbę godzin zajęć,
- doświadczenie prowadzącego,
- udział ćwiczeń i warsztatów praktycznych,
- formę prowadzenia zajęć – online lub stacjonarną,
- rodzaj dokumentu wydawanego po ukończeniu kursu,
- cenę i zakres świadczeń wliczonych w opłatę.
Porównanie kilku propozycji pozwala wybrać kurs odpowiadający zarówno dotychczasowemu doświadczeniu, jak i zadaniom, które uczestnik będzie wykonywać w pracy.
Powiązane szkolenia i kursy
Osoby zajmujące się archiwizacją i obiegiem dokumentów mogą być również zainteresowane szkoleniami z elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), ochrony danych osobowych i RODO, szkoleniami dla pracowników sekretariatu oraz szkoleniami dotyczącymi administracji publicznej.
W przypadku pracowników urzędów i jednostek samorządowych przydatne mogą być również szkolenia dla samorządów i JST, których program uwzględnia specyfikę prowadzenia dokumentacji w jednostkach sektora publicznego.
