Instytucje kultury a PZP - jak, zgodnie z najnowszymi przepisami i specyfiką branży, prowadzić postępowania i realizować umowy.

 I. Zamówienia wyłączone ze stosowania ustawy

1. Zamówienia o wartości mniejszej niż 130.000 zł:

• Wymagania przy zamówieniach współfinansowanych ze środków unijnych;
• Weryfikacja przesłanek wykluczenia określonych w ustawie o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;
• Ograniczenia wynikające z przepisów ustawy o finansach publicznych;
• Sprawozdawczość.

2. Dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.

• Jak należy rozumieć pojęcie „działalność kulturalna” i „działalność archiwalna”?
• Kiedy zamówienia nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności?
• Dodatkowe wymagania narzucone ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej: Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu; Zasady obowiązujące przy udzielaniu tego rodzaju zamówień; Zastrzeżenie udostępniania informacji związanych z zamówieniem; Informacja o udzieleniu zamówienia.

II.  Czynności związane z przygotowaniem postępowania.

1. Zamieszczenie zamówienia w planie postępowań o udzielenie zamówienia – kto musi sporządzić plan i czy można wszcząć postępowanie na zamówienie nieuwzględnione w planie?
2. Ustalenie wartości zamówienia

• Co to są podobne dostawy?
• Zasady agregowania zamówienia na usługi i roboty budowlane;
• Zamówienia planowane i nieplanowane – różnice przy ustalaniu ich wartości;
• Prawo opcji, zamówienie podlegające wznowieniu, powtórzenie podobnych usług lub robót budowlanych i dodatkowe dostawy – różnice, warunki i zastosowanie w praktyce.

3. Sporządzenie dokumentów zamówienia:

• Specyfikacja Warunków Zamówienia czy Opis Potrzeb i Wymagań - różnice w zakresie zawartości tych dokumentów;
• Wyjaśnienia SWZ – kiedy są konieczne, jak liczyć terminy obowiązujące przy tej czynności, dlaczego wniosek wykonawcy o dokonanie zmiany SWZ czy też wyjaśnienie motywów wymagań zamawiającego może pozostać bez rozpatrzenia;
• Zmiany SWZ – kiedy są dopuszczalne, na co zwrócić uwagę i o czym trzeba pamiętać.

4. Warunki podmiotowe:

• Obligatoryjne i fakultatywne przesłanki wykluczenia z postępowania określone w ustawie PZP i ustawie sankcyjnej;
• Sposób oceny występowania podstaw wykluczenia – model prosty, pośredni i unijny;
• Dodatkowe warunki zakazujące udzielania zamówień wynikające z rozporządzenia rady (ue) 833/2014 : Dlaczego unijnego zakazu udziału rosyjskich wykonawców w postępowaniu o zamówienie publiczne nie należy mylić z przesłankami wykluczenia?; Czy rozporządzenie dotyczy również zamówień prowadzonych w procedurze krajowej, a współfinansowanych ze środków unijnych?; Jak stosować unijne warunki sankcyjne w praktyce?
• Warunki udziału w postępowaniu określane przez Zamawiającego:

5. Opis przedmiotu zamówienia:

• Spełniający warunek uczciwej konkurencji – czy wystarczającym byłby opis gwarantujący udział chociaż dwóm wykonawcom?
• Czy niejasność lub nieprecyzyjność opisu przedmiotu zamówienia może stanowić podstawę unieważnienia postępowania?
• Użycie znaku towarowego, patentu lub pochodzenia – kiedy jest dopuszczalne bez zastrzeżeń, a kiedy po spełnieniu określonych warunków?
• Udowodnienie równoważności – czym jest równoważność, jakie środki jej dowodzą, na jakim etapie postępowania muszą być złożone i czy wykonawca może powołać się na rozwiązania równoważne realizując umowę?
• Przedmiotowe środki dowodowe – żądanie, składanie i uzupełnianie.

6. Kryteria oceny ofert

• Czy sposób oceny w ramach przyjętej metodologii może mieć charakter subiektywny?
• Kryteria uwzględniające cele społeczne;
• Kryterium doświadczenie osób – kiedy jest zgodne z ustawą, jak weryfikować daną informację, jeżeli służy zarówno ocenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu jak i kryteriów oceny ofert, aby uniknąć nieporozumień proceduralnych związanych z możliwością uzupełnienia i wyjaśnienia obu rodzajów dokumentów;
• Dlaczego zamawiający musi umieć uzasadnić wagi kryteriów oceny ofert?
• Dlaczego nie warto przyjmować kryteriów oceny ofert na siłę - mit o zakazie stosowania najniżej ceny jako jedynego kryterium oceny ofert?

III. Wybór trybu przy udzielaniu zamówień w Instytucjach Kultury

1. Tryb podstawowy w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości niższej niż progi unijne:

• Przebieg postępowania w każdym wariancie, wady i zalety;
• Zamówienie bez negocjacji;
• Zamówienie z możliwymi negocjacjami;
• Zamówienie z obligatoryjnymi negocjacjami.

2. Przetarg nieograniczony:

• Terminy ustawowe;
• Procedura odwrócona;
• „pułapki” procedury, które mogą wyjść podczas kontroli.

3. Zamówienie z wolnej ręki:

• Omówienie wybranych przesłanek stosowania wolnej ręki mogących mieć zastosowanie w instytucjach kultury;
• Przebieg postępowania krok po kroku;
• Wymagane dokumenty i sposób ich przekazania.

IV. Umowy w zamówieniach publicznych

1. Jako postępować, gdy rosną ceny i skacze inflacja – czy zamawiający może zaakceptować podwyższenie wynagrodzenia wykonawcy w zawartej umowie ze względu na aktualny poziom inflacji?

1. Co to są zmiany istotne?
2. Dodatkowe dostawy, usługi i roboty budowlane zlecane w formie aneksu do umowy;
3. Zmiany na skutek okoliczności niemożliwych do przewidzenia - kiedy zmiana jest konieczna, czy można w ramach aneksu zmienić tylko wynagrodzenie?
4. Zmiany niskowartościowe;
5. Wymagane klauzule materiałowo-kosztowe w umowach na dostawy, usługi i roboty budowlane zawierane na okres dłuższy niż 6 miesięcy
6. Jak określić poziom zmiany cen materiałów i kosztów?
7. Czy Zamawiający zobowiązany jest uwzględnić 100% rekompensatę zmiany cen materiałów i kosztów?
8. Sposoby zmiany cen materiały i kosztów;
9. Co to jest sposób określenia wpływu zmiany cen materiałów i kosztów na koszt wykonania zamówienia?
10. Czy Zamawiający może zrezygnować z zapisów dotyczących waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy w przypadku umowy zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeżeli ze względu na ich specyfikę uzna to za zbędne? 
11. Czy określenie terminu pierwszej waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy po upływie 6 miesięcy od zawarcia umowy lub jej zakończeniu jest dopuszczalne?
12. Konieczność określenia wysokości maksymalnego poziomu kar umownych – czy poziom rażąco wygórowany jest dopuszczalny czy świadczy o próbie ominięcia przepisów ustawy? 
13. Relacja pomiędzy art. 48 ustawy z dnia 7 października 2022 r., a art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP – czy powołanie się na art. 48 wymaga publikacji w BZP lub przekazania UPUE ogłoszenia o zmianie ogłoszenia?