Kurs ABC dla osób uczestniczących w procesie udzielania zamówienia publicznego

I. KOMU MOŻNA POWIERZYĆ CZYNNOŚCI W POSTĘPOWANIU CZYLI KONFLIKT INTERESÓW I NIEKARALNOŚĆ W STOSUNKU DO OSÓB PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO

1. Co to jest konflikt interesów?
2. Kto podlega wykluczeniu w sytuacji konfliktu interesów?
3. Moment złożenia oświadczenia o istnieniu albo braku istnienia konfliktu interesów;
4. Oświadczenie o niekaralności składane przez osoby, które przeprowadzają postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego (czy członkowie komisji przetargowej muszą składać dwa oświadczenia w postępowaniu?)

II. CZYNNOŚCI WYKONYWANE Z UDZIAŁEM PRACOWNIKÓW MERYTORYCZNYCH

1. Ustalenie wartości zamówienia:

1. Obowiązek łącznego szacowania wartości podobnych dostaw;
2. Obowiązek łącznego szacowania wartości tożsamych usług;
3. Szacowanie wartości zamówień na roboty budowlane z uwzględnieniem definicji obiektu budowlanego;
4. Szacowanie wartości zamówień planowanych i nieplanowanych;
5. Szacowanie zamówień obejmujących opcje lub wznowienia;
6. Moment ustalenia wartości zamówienia w przypadku udzielania zamówienia w częściach.

2. Wyjaśnienie i zmiana SWZ

1. Kiedy mamy do czynienia z wyjaśnieniem SWZ?
2. Terminy ustawowe;
3. Obowiązki podczas udzielenia wyjaśnień;
4. Zmiana SWZ – kiedy jest możliwa i jak ją przeprowadzić skutecznie?

3. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Wymagania dotyczące opisu przedmiotu zamówienia;
2. Równoważność przy opisie przedmiotu zamówienia:

- Czy opisując kryteria równoważności zamawiający musi być w stanie wskazać chociażby jednego wykonawcę, oprócz producenta urządzeń z rozwiązania podstawowego, który spełniłby wskazane w SWZ kryteria równoważności?

- Udowodnienie równoważności przez wykonawcę:

• Dlaczego musi nastąpić na etapie składania ofert?
• Czy może nastąpić poprzez wskazanie linku do strony internetowej zawierającej dane oferowanego produktu?

- Czy konieczne jest wskazanie w dokumentach zamówienia równoważnych przedmiotowych środków dowodowych, którymi może posłużyć się wykonawca?

- Czy mając ważną gwarancję na urządzenie mogę kupić konkretny produkt aby jej nie stracić?

1. Wymagania naruszające zasadę uczciwej konkurencji,
2. Obowiązek podania przyczyn niedokonania podziału zamówienia na części,
3. Wymagania zatrudnienia osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia na podstawie umowy o pracę w zamówieniach na usługi i roboty budowlane.
4. Przedmiotowe środki dowodowe w tym:
   - Czy przedmiotowy środek dowodowy podlega uzupełnieniu w sytuacji gdy zamawiający przewidywał taką procedurę w dokumentach zamówienia, a środek ten został złożony wraz z ofertą i jest kompletny, ale jego treść nie potwierdza zgodności - oferowanego zamówienia z wymaganiami?
   - Równoważny przedmiotowy środek dowodowy – czy SWZ musi taki dopuszczać, a zamawiający jest zobligowany opisać kryteria jakie musi on spełniać?
   - Tłumaczenie przedmiotowego środka dowodowego sporządzonego w języku obcym – czy jest integralną częścią dokumentu i tym samym nie podlega procedurze uzupełnień?
   - Przedmiotowy środek dowodowy żądany wyłącznie od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona – czy rozwiązanie takie jest dopuszczalne, czy stanowi może wadę postępowania?

4. Badanie i ocena ofert

1. Za co odpowiadają osoby merytoryczne podczas badania złożonych ofert.
2.  Na czym polega czynność badania ofert, w tym:

- Poprawianie omyłek - rodzaje, zasady postępowania w przypadku ich stwierdzenia;,

- W jaki sposób zapisy SWZ wpływają na późniejszą możliwość „ratowania” ofert.

- Wyjaśnianie treści oferty – kiedy wezwanie do tej czynności jest uprawnieniem, a kiedy obowiązkiem i jakie są najczęściej popełniane błędy zamawiających związane z otrzymaną odpowiedzią?

1. Przesłanki odrzucenia ofert, w tym:

- Kiedy upływa wyznaczony termin na złożenie dokumentów wyznaczony do godziny 12:00 – czy dokument dostarczony o godzinie 12:00 i 48 sekund jest złożony w terminie?
- Wyjaśnianie rażąco niskiej ceny:

• Co to jest rażąco niska cena?
• Czy oferta z ceną niższą o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej wszystkich złożonych ofert zawsze wymaga wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień?
• Czym są istotne części składowe i dlaczego nie tylko cena całkowita oferty podlega badaniu pod kątem rażąco niskiej ceny?
• Kiedy wyjaśnienia należy uznać za zbyt ogólne?
• Ile razy wzywać wykonawcę do wyjaśnień, jakie elementy należy uwzględnić w wezwaniu?

- Obowiązek odrzucenia oferty, złożonej w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

• Czym jest czyn nieuczciwej konkurencji?
• Jak traktować manipulacje cenowe dokonywane przez wykonawcę polegające na celowym przerzucaniu część kosztów np. z prawa opcji, do podstawowego zakresu zamówienia?
• Składanie ofert „na słupa”.

5. Unieważnienie postępowania:

1. Przesłanki obligatoryjne
2. Przesłanki fakultatywne.

III. DODATKOWE CZYNNOŚCI WYKONYWANE PRZEZ LUB PRZY UDZIALE PRACOWNIKÓW MERYTORYCZNYCH

1. Analiza potrzeb i wymagań,

2. Ogłoszenie o wykonaniu umowy,

3. Raport z realizacji umowy,

IV. UMOWY W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

1. Jako postępować, gdy rosną ceny i skacze inflacja – czy zamawiający może zaakceptować podwyższenie wynagrodzenia wykonawcy w zawartej umowie ze względu na aktualny poziom inflacji?

2. Co to są zmiany istotne?

3. Dodatkowe dostawy, usługi i roboty budowlane zlecane w formie aneksu do umowy;

4. Zmiany na skutek okoliczności niemożliwych do przewidzenia - kiedy zmiana jest konieczna, czy można w ramach aneksu zmienić tylko wynagrodzenie?

5. Zmiany niskowartościowe;

6. Wymagane klauzule materiałowo-kosztowe w umowach na dostawy, usługi i roboty budowlane zawierane na okres dłuższy niż 6 miesięcy

1. Jak określić poziom zmiany cen materiałów i kosztów?
2. Czy Zamawiający zobowiązany jest uwzględnić 100% rekompensatę zmiany cen materiałów i kosztów?
3. Sposoby zmiany cen materiały i kosztów;
4. Co to jest sposób określenia wpływu zmiany cen materiałów i kosztów na koszt wykonania zamówienia?
5. Czy Zamawiający może zrezygnować z zapisów dotyczących waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy w przypadku umowy zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeżeli ze względu na ich specyfikę uzna to za zbędne? 
6. Czy określenie terminu pierwszej waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy po upływie 6 miesięcy od zawarcia umowy lub jej zakończeniu jest dopuszczalne?
7. Konieczność określenia wysokości maksymalnego poziomu kar umownych – czy poziom rażąco wygórowany jest dopuszczalny czy świadczy o próbie ominięcia przepisów ustawy?