Zamówienia publiczne w branży informatycznej - jak obecnie prowadzić postępowania zgodnie z nową ustawą Pzp i rekomendacjami UZP

1. Analiza potrzeb i wymagań - na co zwrócić uwagę przygotowując analizę potrzeb i wymagań dotyczącą systemów informatycznych i dostawy sprzętu komputerowego?

• Kto jest zobowiązany dokonać analizy potrzeb i wymagań?
• Co musi obejmować analiza potrzeb i wymagań?
• W jakiej formie powinna być dokonania analiza potrzeb i wymagań?
• Kiedy musi być dokonana analiza potrzeb i wymagań?
• Weryfikacja kompetencji własnego zespołu do opisu przedmiotu zamówienia oraz do wdrożenia systemu
• Inwentaryzacja posiadanych zasobów i potrzeb
• Które rozwiązanie wybrać: On Premis czy model Saas (Software as a Service)?
• Wybór właściwego trybu udzielenia zamówienia na system IT

2. Wstępne konsultacje rynkowe przed wszczęciem postępowania

3. Jak prawidłowo oszacować wartość zamówienia na dostawy sprzętu komputerowego, systemów informatycznych, zakupu licencji oprogramowania, świadczenia usług serwisowych w zakresie sprzętu i oprogramowania?

• Obowiązek łącznego szacowania wartości podobnych dostaw
• Obowiązek łącznego szacowania wartości tożsamych usług
• Szacowanie zamówień obejmujących opcje lub wznowienia

4. Opis przedmiotu zamówienia z branży IT

a) Opis przedmiotu zamówienia na wykonanie systemu IT:

• Zasady formułowania postanowień umownych;
• Metodyka realizacji umowy;
• Rozłożenie ryzyka za wykonanie umowy;
• Modele transferu praw własności intelektualnej;
• Modyfikowanie oprogramowania;
• Depozyt kodu źródłowego;
• Kary umowne;
• Gwarancja i serwis.

b) Opis przedmiotu zamówienia na dostawę sprzętu komputerowego

• Wykorzystywanie wyników testów aplikacyjnych do oceny wydajności zamawianych zestawów komputerowych
• odwoływanie się do etykiet (Energy Star, EPEAT)

c) licencje oprogramowania - jak chronić się przed zakupem nielegalnego oprogramowania?

d) przedmiotowe środki dowodowe, w tym zasady przeprowadzania prezentacji systemu informatycznego

5. Kryteria oceny ofert w zamówieniach IT

• Nowe zasady stosowania ceny jako jedynego kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze większej niż 60% - czy można kupować sprzęt komputerowy stosując jako jedyne kryterium oceny ofert najniższą cenę?
• Przykładowe kryteria jakościowe w postępowaniu na dostawę sprzętu komputerowego

6. Ocena podmiotowa wykonawców w zamówieniach IT

• Co to są podmiotowe środki dowodowe?
• Zasady składania i uzupełniania podmiotowych środków dowodowych
• Zmiany dotyczące podstaw wykluczenia z postępowania
• Warunki udziału w postępowaniu: czego wymagać w postępowaniu na dostawę sprzętu komputerowego, wykonanie systemu informatycznego? Wykazywanie spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Zmiany dotyczące polegania na zasobach podmiotów trzecich

7. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w procedurze unijnej i krajowej

• Nowa definicja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
• Kolejność czynności podejmowana podczas wszczęcia postępowania
• Wymagane publikatory ogłoszeń
• Zasady dokonywania zmian treści ogłoszenia o zamówieniu
• definicja zakończenia postępowania
• ogłoszenie o udzieleniu zamówienia oraz ogłoszenie o wyniku postępowania
• Nowe zasady udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) oraz opisu potrzeb i wymagań (OPiW)
• Składanie i otwarcie ofert: W jakiej formie należy złożyć ofertę? Czynności dokonywane przed i po otwarciu ofert
• Zasady postępowania w przypadku wystąpienia awarii systemu teleinformatycznego
• Informacja o złożonych ofertach i wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: Kto musi przekazywać informację o złożonych wnioskach lub ofertach? W jakim terminie należy przekazać informację o złożonych wnioskach lub ofertach?
• Co musi zawierać taka informacja?

8. Tryb podstawowy w zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi UE

• Tryb podstawowy bez negocjacji
• Tryb podstawowy z możliwością negocjacji
• Tryb podstawowy z negocjacjami

9. Zmiany dotyczące umów w sprawie zamówienia publicznego

• Wprowadzenie klauzul abuzywnych (niedozwolonych)
• Określenie obowiązkowych postanowień umownych, w tym zasady określania terminu wykonania zamówienia bez podawania konkretnej daty
• Wprowadzenie nowych zasad waloryzacji wynagrodzenia w przypadku wzrostu cen materiałów w umowach zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy
• Obowiązek udzielania zaliczek lub dokonywania płatności częściowych
• Zmiany dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy

10. Raport z realizacji zamówienia

• Kiedy należy sporządzić raport z realizacji zamówienia?
• Co musi zawierać ten raport?
• Czy raport z realizacji zamówienia stanowi załącznik do protokołu postępowania?

11. Ogłoszenie o wykonaniu zamówienia

• Kto musi zamieszczać ogłoszenie o wykonaniu umowy?
• Gdzie należy opublikować ogłoszenie o wykonaniu umowy?
• Co musi zawierać ogłoszenie o wykonaniu umowy?
• Czy Wykonawca może wykorzystać ogłoszenie o wykonaniu umowy jako substytut referencji?
• Jaka jest przydatność ogłoszenia o wykonaniu umowy dla innych Zamawiających oraz organów kontrolnych?