O szkoleniu
Od ponad 13 lat, na bazie doświadczeń różnych urzędów, w podmiotach publicznych wdrażane są systemy klasy EZD, pozwalające na przejście z papierowego do elektronicznego dokumentowania spraw (zadań). Niezależnie od tego w podmiotach publicznych funkcjonują także inne narzędzia, aplikacje oraz systemy teleinformatyczne do obsługi wybranych obszarów. Trwają przygotowania do pełnego uruchomienia doręczeń elektronicznych, co mocno wpłynie na postać przesyłanych dokumentów a tym samym na zmiany w procesach odbierania, tworzenia, podpisywania i tworzenia dokumentacji.
Celem szkolenia jest przekazanie wiedzy na temat prawnych, organizacyjnych i technicznych aspektów wdrażania w podmiotach (instytucjach publicznych, urzędach, spółkach akcyjnych Skarbu Państwa, placówkach zdrowotnych, szkołach wyższych, instytutach badawczych, itp.) elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz procedur pozwalających na prawidłowe i zgodne z prawem dokumentowanie zadań w postaci elektronicznej albo tradycyjnej.
Większość podmiotów, choć ma systemy klasy EZD, nie zdecydowała się bowiem na przejście do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i nadal dokumentuje sprawy w sposób tradycyjny, wspierając się systemem teleinformatycznym. Generuje to liczne pytania i wątpliwości, jak radzić sobie w bieżącej obsłudze dokumentacji, np. co odkładać a co nie do akt spraw w postaci papierowej.
Podmioty, które wdrożyły EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, potrzebują natomiast wsparcia w obsłudze składów chronologicznych czy składów informatycznych nośników danych. Wątpliwości rodzą się także w związku z wdrażaniem doręczeń elektronicznych.
W ramach warsztatów zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na powyższe, jak i inne, wątpliwości, zobrazowane funkcjonalnościami jednego z systemów klasy EZD, tj. systemu EZD TiMSI e-Biuro.
Do udziału zapraszamy:
- kadrę kierowniczą,
- członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją,
- koordynatorów czynności kancelaryjnych,
- archiwistów i zarządców dokumentacją,
- pracowników spółek Skarbu Państwa,
- pracowników podmiotów publicznych działających w systemach EZD i EOD.
Program szkolenia
Aspekty prawne i organizacyjne w zarządzaniu dokumentacją we współczesnym urzędzie:
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
- systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe;
- znaczenie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
- wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne.
Wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentacją
- wymagania wobec systemów teleinformatycznych, w których obsługiwane są dokumenty, w tym wobec systemów klasy EZD i systemów dziedzinowych;
- rozwijanie funkcjonalności systemów klasy EZD i integracja z innymi systemami teleinformatycznymi (dziedzinowymi, i nie tylko).
Przyjmowanie i dekretacja przesyłek wpływających
- przyjęcie przesyłek w postaci papierowej;
- przyjęcie przesyłek w postaci elektronicznej (doręczenia elektroniczne, ePUAP, e-mail, informatyczne nośniki danych);
- przekazywanie i dekretacja przesyłek wpływających.
Tworzenie i obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych
- organizacja składów;
- przyjmowanie przesyłek (pism) do składów;
- obsługa dokumentów w składach (wypożyczanie, zwroty, wyjęcie);
- co dalej z dokumentacją w składach?
Dokumentowanie spraw
- zasady rejestracji spraw i budowa znaków spraw, w tym dla wydzielonych grup spraw (tzw. podteczki);
- dokumentacja nietworząca akt spraw;
- sprawa w modelu tradycyjnym;
- sprawa w modelu elektronicznym;
- sprawa w modelu hybrydowym;
- udostępnianie lub przekazywanie elektronicznych akt spraw (paczka eADM, paczka archiwalna).
Tworzenie pism wychodzących i obsługa ich wysyłki
- sporządzanie pism wychodzących;
- podpisywanie pism (podpisy własnoręczne, podpisy elektroniczne), czy zawsze konieczny jest podpis?;
- akceptacja pism wychodzących;
- wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal, doręczenia elektroniczne);
Tworzenie pism wewnętrznych i ich dalsza obsługa
- sporządzanie pism wewnętrznych;
- podpisywanie pism (podpisy własnoręczne, podpisy elektroniczne), czy zawsze konieczny jest podpis?;
- akceptacja pism wewnętrznych;
- obsługa pism wewnętrznych;
- procesy dedykowane (workflow) oraz systemy dziedzinowe.
Pytania, dyskusja.
Czas trwania
9:00-15:00
Prelegenci
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.
Terminy i miejsca
To szkolenie nie ma aktualnych terminów. Wyślij zapytanie o nowe terminy bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.
Rejestracja
- zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 590 zł)
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe
- certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór )
Wydarzenie nieaktualne. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
- zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 690 zł)
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe
- certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór )
Wydarzenie nieaktualne. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
Najczęściej zadawane pytania
- Warunkiem udziału w szkoleniu jest wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszenia, którego potwierdzenie przyjęcia przez Organizatora stanowi zawarcie umowy uczestnictwa w szkoleniu.
- Zgłaszając udział w szkoleniu zgłaszający zobowiązuje się do uiszczenia umówionej opłaty za szkolenie.
- Opłata realizowana jest przelewem na konto Organizatora na podstawie potwierdzenia udziału oraz faktury pro forma, a płatność wymagana jest przed szkoleniem, chyba że strony uzgodnią inne warunki.
- Odwołanie zgłoszenia możliwe jest bezkosztowo na nie mniej niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia, pod warunkiem poinformowania Organizatora na piśmie (w tym z użyciem poczty elektronicznej). Odwołanie po wskazanym terminie skutkuje naliczeniem pełnej opłaty.
- Brak udziału w szkoleniu nie może być rozumiany jako odstąpienie od umowy i nie zwalnia z obowiązku zapłaty ceny szkolenia.
- Zgłaszający ma możliwość jednorazowego przeniesienia terminu szkolenia na inny termin (o ile dostępne są wolne miejsca) bądź wykorzystania wpłaconej kwoty na inne szkolenie Organizatora pod warunkiem wyrównania różnicy w cenie. Wpłata nie podlega zwrotowi, ani w części, ani w całości.
- Organizator zastrzega prawo zmiany terminu i miejsca szkolenia, a także odwołania szkolenia z powodów niezawinionych przez Organizatora (np. siła wyższa, choroba prowadzącego, nie zebranie wystarczającej grupy uczestników). W takiej sytuacji zawiadamia Zgłaszającego o odwołaniu szkolenia na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz zwraca wpłacone kwoty w terminie 7 dni bądź za zgodą Zgłaszającego proponuje inny termin/miejsce realizacji szkolenia.
- Nazwa firmy: Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
- Ulica i nr: Ficowskiego 15
- Kod pocztowy: 01-747
- Miejscowość: Warszawa
- Numer NIP: 5260209840
Masz pytania? Napisz do nas
Wypełnij formularz
Dane kontaktowe
Organizator
