DOKOMUENTACJA PRACOWNICZA POD LUPĄ – obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji w świetle kontroli PIP oraz zmiany w naliczaniu stażu pracy

Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy o ochronie danych osobowych, a dokumentacja pracownicza.

Jakich danych możemy żądać od kandydata do pracy a jakich od pracownika

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej (zasady „przejścia” na dokumentację elektroniczną) – najważniejsze zagadnienia praktyczne w świetle stanowisk ministerstwa

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej

Co jest dokumentacją pracowniczą po zmianie przepisów

Teczka akt osobowych po nowemu

• Dokumenty przechowywane w części A

• Dokumenty dostarczone w trakcie trwania zatrudnienia – której części

• Dokumenty gromadzone w części B

• Umowa o pracę jako podstawa nawiązania stosunku pracy- obligatoryjne elementy po zmianach przepisów

• Wniosek pracownika o zmianę warunków zatrudnienia

• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich po zmianach

• Nowe dokumenty w części B

• Część C akt osobowych ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy po zmianach

• Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych

• Nowa część E akt osobowych – czy zawsze jest obowiązkowa

• Dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia pracownika – gdzie przechowujemy

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy

Kiedy mamy obowiązek kontynuacji teczki akt osobowych

Dokumentacja czasu pracy po zmianach

Kiedy lista obecności może być ewidencją czasu pracy

Dokumentacja urlopów wypoczynkowych – wnioskowanie i udzielanie

Dokumentacja wynagrodzeń

Przechowywanie dokumentacji w świetle stanowisk Ministerstwa i PIP – kontrola Inspekcji Pracy

Co jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika

Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów, które – zgodnie z obowiązującymi przepisami – nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym: deklaracji ZUS, dokumentów podatkowych ,dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej, dokumentacja zasiłkowa

Zmiany w naliczaniu stażu pracy – ustawa uchwalona przez Sejm 12 września 2025r.

• Jakie nowe okresy – działalność gospodarcza, umowy zlecenia/świadczenia usług, praca za granicą – wliczą się do stażu pracy?

• Jakie dokumenty (np. z ZUS) potwierdzą te okresy i jaki jest 24-miesięczny termin na ich dostarczenie?

• W jaki sposób doliczenie nowych okresów wpłynie na: wymiar urlopu (20→26 dni), dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, długość okresu wypowiedzenia?

• Jakie procedury obiegu dokumentów i aktualizacji danych w systemach kadrowo-płacowych należy wprowadzić

Dokumentowanie nowych okresów i obowiązki pracodawcy

• Jakie dokumenty będzie musiał przedstawić pracownik.

• Weryfikacja dokumentów i sposób ich przechowywania w aktach osobowych.

• Termin na dostarczenie dokumentów przez pracownika.

• Czy pracodawca musi informować pracowników o nowych zasadach (art. 29 § 3 Kodeksu pracy – zmiana informacji o warunkach zatrudnienia).

Wpływ nowych regulacji na uprawnienia pracownicze

• Staż urlopowy i wymiar urlopu wypoczynkowego – w tym kwestia pierwszej pracy i naliczania urlopu w wymiarze 26 dni.

• Okresy wypowiedzenia umowy o pracę – w tym wypowiedzenia zmieniające.

• Nagroda jubileuszowa i dodatek stażowy – czy możliwe jest wsteczne naliczenie i wypłata wyrównania.

• Odprawy (emerytalno-rentowa, pośmiertna, przy zwolnieniach grupowych).

• Urlop wychowawczy i inne uprawnienia zależne od stażu.

• Wpływ na regulaminy wynagradzania i wewnętrzne systemy motywacyjne.