Dokumentacja pracownicza 2023

I. Obowiązek i podstawy prawne prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
a. Wpływ Covid-19 na obiegu dokumentacji w organizacji
b. Podział dokumentacji pracowniczej.
c. Podmioty zobowiązane do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
d. Założenie dokumentacji zatrudnienia wykonawców cywilnych.
e. Omówienie zmian w zakresie obowiązku tworzenia regulaminów pracy i wynagradzania oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚŚ )

II. Najważniejsze zasady prowadzenia akt osobowych pracowników.
a. Część A akt osobowych – Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.
b. Część B akt osobowych – dokumenty dotyczące trwającego stosunku pracy
c. Cześć D akt osobowych – dokumenty dotyczące nałożenia kary porządkowej.
d. Cześć C akt osobowych – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia.

III. Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
a. Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat. Dla kogo obowiązkowo, dla kogo fakultatywnie?
b. Możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej.
c. przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
d. Akta osobowe przy przejęciu zakładu pracy lub jego części.
e. zniszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
f. tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
g. odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
h. Którzy płatnicy będą składać do ZUS dodatkowe raporty informacyjne
i. Zasada bezgotówkowego sposobu wypłaty wynagrodzenia za pracę.

IV. RODO – najnowsze zmiany w zakresie danych osobowych i ich wpływ na procesy rekrutacyjne i kadrowe
a. Zmiany w systemie ochrony danych osobowych
b. Zasady postępowania z CV dostarczanymi przez kandydatów do pracy
c. Dopuszczalność pobierania zaświadczeń o niekaralności
d. Pytania zakazane w procesie rekrutacji
e. Referencje i zdjęcia kandydatów i pracowników
f. zasady zbierania i przetwarzania dokumentacji pracowniczej
g. Obowiązki pracodawcy w zakresie RODO
h. RODO – a ZFŚS

V. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.
a. Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy i pracownika – porównanie.
b. Przedwstępna umowa o pracę.
c. Skierowanie kandydata do pracy na wstępne badania lekarskie.
d. Orzeczenie lekarskie. Kiedy można honorować stare zaświadczenie lekarskie?
e. Świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy.
f. Świadectwa szkolne i inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje

VI. dokumenty dotyczące trwającego stosunku pracy
a. Umowa o pracę lub jej pisemne potwierdzenie oraz zmiana warunków zatrudnienia.
b. Dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy
c. Dokumenty odnoszące się do powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.
d. Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych zatrudnionego.
e. Dokumenty przyznające pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub udzielające mu kary porządkowej.
f. Dokumenty związane ze szczególnymi uprawnieniami pracowniczymi wynikającymi z rodzicielstwa. Dokumenty obowiązkowe i fakultatywne

VII. dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia
a. Nowe reguły wydawania świadectwa pracy.
b. Treść świadectwa pracy od dnia
c. sprostowanie świadectwa pracy
d. kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
e. obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
f. umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
g. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
h. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

VIII. Sporządzanie informacji o warunkach zatrudnienia
a. Treść, zmiana, terminy

IX. Pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem
a. Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków przy pracy oraz świadczeń z tym związanych.
b. Dokumentacja czasu pracy (np. ewidencja czasu pracy, lista obecności i inne formy rejestracji obecności).
c. Dokumentacja płacowa (np. imienna lista wynagrodzenia, zgoda na przekazywanie wynagrodzenia na konto bankowe pracownika, zgoda na dokonywanie dobrowolnych potrąceń).
d. Dokumentacja wykorzystania urlopów wypoczynkowych i zwolnień od pracy.
e. Zasady prowadzenia kart przydziału odzieży i obuwia roboczego

X. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i ochrona danych osobowych w świetle przepisów RODO
a. Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej.
b. Upoważnienia dla osób przetwarzających dane osobowe oraz ewidencja tych osób
c. Obowiązki w razie przekazania prowadzenia dokumentacji pracowniczej i płacowej do biura rachunkowego.
d. Dokumentacja pracownicza w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy