Aktualne problemy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

W programie:

1. Jakie są zasady podziału dokumentacji pracowniczej na zbiory i podzbiory dokumentów?

• W jakich przypadkach pracownik ma lub będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej?
• Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy?

 2. Jakie są zasady układania dokumentów w aktach osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej?

• Czy wszystkie dokumenty trzeba układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
• Czy akta osobowe muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
• Jakie dokumenty i w jakich przypadkach można kopiować do akt osobowych?
• W których zbiorach dokumentacji pracowniczej można tworzyć podczęści?
• Dlaczego warto założyć podczęści na dokumenty, które będą tworzone i zbierane w związku z nadchodzącymi zmianami?
• Czy można utworzyć podczęści tylko dla niektórych kategorii pracowników i czy pracownicy mogą mieć różne podczęści?
• Czy można mieć papierowe akta osobowe i elektroniczną podczęść np. na dokumenty dotyczące pracy zdalnej?
• Dlaczego nadchodzące zmiany będą sprzyjać elektronizacji dokumentacji pracowniczej?

 3. Jakie są zasady poprawnego skonstruowania kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – omówienie wzoru takiego dokumentu.

• Zakres danych, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu.

 4. W jakim momencie trzeba będzie pozyskać i gdzie przechowywać potwierdzenie zapoznania się
z wewnętrzną procedurą zgłoszeń dla sygnalistów?

5. Jakie dokumenty gromadzić się w części A akt osobowych zgodnie z przepisami i wykładnią?

• Czy dopuszczalne jest przechowywanie CV kandydata do pracy w części A akt osobowych?
• Czy można kopiować świadectwa pracy od poprzednich pracodawców oraz dyplomy ukończenia szkoły?
• Czy można kopiować dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych?
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać umowę przedwstępną, list intencyjny, list motywacyjny?
• Jakie są zasady postępowania ze skierowaniami i orzeczeniami lekarskimi dotyczącymi wstępnych badań profilaktycznych?
• Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy trzeba przechowywać jako oryginały czy kopie?

 6. Jak poprawnie skonstruować kwestionariusz osobowy pracownika?

• Jakich oświadczeń o danych pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy?
• Kiedy nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych?
• Czy można pozyskać daną o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej?
• W jakich okolicznościach od pracownika żąda się danych o wykształceniu i stażu pracy?

 7. Jakie oświadczenie o danych pracodawca może przetwarzać wyłącznie za zgodą pracownika?
Stanowisko UODO w sprawie posługiwania się prywatnymi danymi kontaktowymi posiadanymi
w aktach osobowych pracownika oraz inne praktyczne stanowiska UODO.

8. Praktyczny wzór kwestionariuszy dla pracownika.

9. Jakie są zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku?

• Stanowisko resortu pracy na temat zgody takiej osoby oraz stanowisko UODO w kwestii przetwarzania danych nie pozyskanych bezpośrednio od konkretnej osoby fizycznej (omówienie wzoru dokumentu).

 10. Jakie dane poprawnie wprowadza się w umowie o pracę?

• Kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo
  (stanowisko UODO w tej sprawie oraz wzór umowy na zastępstwo).

11. Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z przepisami i wykładnią?

• Czy dokumenty zawierające dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe można trzymać w części B akt osobowych?
• Jakie oświadczenie trzeba pobrać na formularzu od osoby zawiadamianej o wypadku?
• Po jakie dane można zwrócić się do wojska? Czy do części B akt osobowych można kopiować dokumenty związane ze służbą wojskową?
• Czy do części B akt osobowych można kopiować legitymację weterana?
• Czy do części B akt osobowych można kopiować dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej?
• Czy można kopiować dokumenty potwierdzające prowadzenie gospodarstwa rolnego?
• Gdzie jest miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z egzekucją z wynagrodzenia (potraceniami komorniczymi i dobrowolnymi potrąceniami z pensji)?

 12. Jakie dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich i opiekuńczych będzie się zbierało
i gromadziło w części B akt osobowych po nowelizacji przepisów?

• Jak będzie dokumentowane prawo do urlopu rodzicielskiego po zmianach? Jakie nowe dokumenty trzeba będzie pobrać od pracowników korzystających z rozwiązań przejściowych w zakresie urlopu rodzicielskiego, a jakie im wydać?
• Czy coś się zmieni z wnioskami o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat?
• Jakie dokumenty będzie się gromadzić w związku z urlopem opiekuńczym pracownika?
• Jakie dokumenty będzie się gromadzić w związku z udzieleniem zwolnienia z powodu pilnych spraw rodzinnych (siły wyższej)?
• Jakie dokumenty będzie się gromadzić w związku z korzystaniem przez pracownika z elastycznej organizacji pracy?

 13. Jaki nowy wniosek będzie się zbierało w części B akt osobowych w związku ze zmianą
warunków zatrudnienia?

• W jakie sposób i w jakim terminie trzeba będzie odpowiedzieć na wniosek?

 14. Jakie nowe dokumenty należy tworzyć i pobierać od pracowników
w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej do Kodeksu pracy?

• Gdzie należy gromadzić dokumenty dotyczące pracy zdalnej?
• Jakie dokumenty są konieczne w związku z „przejściem” pracowników na pracę zdalną?
• Jakie dokumenty się tworzy w związku z wnioskiem uprawnionego pracownika o pracę zdalną?
• Jakie dokumenty będą konieczne w związku z poleceniem wykonywania pracy zdalnej?
• Jakie dokumenty zwłaszcza z zakresu bhp i ochrony danych osobowych trzeba utworzyć oraz jakie oświadczenia trzeba pobrać od pracujących zdalnie?
• Jak się będzie dokumentowało pracę zdalną okazjonalną?
• Czy w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca tworzy mniej dokumentów, a pracownik składa mniej oświadczeń?

 15. Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych?

• Jakie dokumenty gromadzi się w związku z rozwiązaniem umowy o pracę?
• Czy gromadzi się kopię dodatkowej informacji dotyczącej przechowywania i zwrotu dokumentacji pracowniczej? Do jakich świadectw się nie dołącza takiej informacji?
• Jakie są zasady prostowania świadectwa pracy? (m.in. zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy).
• Jakie są zasady kopiowania świadectwa pracy? (m.in. postać wniosków o kopię i miejsce ich przechowywania, zasady sporządzania kopii zgubionego świadectwa, termin na wydanie kopii, przypadki, w których o kopię świadectwa mogą wystąpić inne niż były pracownik uprawnione osoby, przypadki, w których za kopię można pobrać opłatę oraz takie, w których pracodawca może odmówić wydania kopii).
• Czy były pracownik musi zwrócić świadectwo pracy, jeżeli wystąpił z wnioskiem o sprostowanie świadectwa?
• Jak ma postąpić pracodawca z poprzednim egzemplarzem świadectwa pracy jeżeli wyda nowe świadectwo w wyniku sprostowania?
• Jakie nowe wnioski związane z zakończeniem umów na czas określony będzie się gromadziło w części C akt osobowych?
• Na jakich zasadach będzie się gromadziło w części C akt osobowych dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i innych środków zabronionych w organizmie pracownika?
• Ile czasu będzie je można przechowywać? Co trzeba będzie zrobić z dokumentacją kontroli trzeźwości i środków działających podobnie do alkoholu po zakończeniu okresu ich przechowywania?

 16. Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?

• Kiedy dokumenty w części D akt osobowych muszą być układane w podczęści?
• Na jakich zasadach usuwa się dokumenty z części D akt osobowych?
• Na jakich zasadach będzie się usuwało z części D informacje o kontroli trzeźwości lub obecności w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu w razie ukarania za to karą porządkową?

 17. Jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?

18. Jak realizować obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej?

• Jakie dokumenty powinny być usuwane?
• Jak się aktualizuje dane w kwestionariuszach osobowych?

 19. Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów?

• Dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej.
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie (okres ich przechowywania).
• Zasady pozyskiwania danych i dokumentów na potrzeby ZFŚS (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas ich przechowywania i dokonywania ich audytu.