Profesjonalna Asystentka/Sekretarka Dwudniowe Szkolenie

Ramowy program usługi

1 dzień

Rozpoczęcie kursu: weryfikacja potrzeb szkoleniowych Kursantów i omówienie celów warsztatu, kontrakt.

Moduł I. Profesjonalna marka własna i firmy

• Profil zawodowy – profil stanowiska, wymagane kwalifikacje zawodowe.
• Wymagania i oczekiwania.
• Ścieżka kariery – omówienie.
• Reguły dress code.
• Etykieta biznesu w praktyce.

Moduł II. Komunikacja interpersonalna

• Reguły komunikacji ustnej i pisemnej.
• Mowa ciała w różnych sytuacjach, np. gdy stoisz, gdy siedzisz w kilka osób lub gdy rozmawiasz itd.
• Praca z dokumentami.

Moduł III. Obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego

• Strategie profesjonalnej obsługi klienta.
• Oczekiwania i potrzeby klienta.
• Organizacja spotkań i przyjmowanie gości.
• Profesjonalne rozmowy via telefon, mail.
• Negocjacje z interesariuszami, np. podwykonawcami.

Moduł IV. Asertywność na stanowisku asystentki/sekretarki

• Definicja zachowań asertywnych.
• Budowanie asertywnych komunikatów – techniki.

Moduł V. Stres w pracy asystentki i sekretarki

• Czym jest stres?
• Przyczyny stresy.
• Radzenie sobie ze stresem – skuteczne techniki.

2 dzień

Moduł VI. Efektywność na stanowisku sekretarki/asystentki

• Autoanaliza efektywności pracy i organizacji zadań.
• Niekonsekwencja w realizacji planu działania – przyczyny i skutki dla efektywności.
• Jak działać mimo braku chęci? – automotywacja.
• Skuteczne sposoby eliminowania prokrastynacji (odkładanie na później).
• „Złodzieje czasu” i sposoby na ich ograniczenie.

Moduł VII. Zarządzanie priorytetami

• Analiza priorytetów (podział zadań ze względu na ich pilność i ważność, macierz Eisenhowera).
• Zasada ABC w ustalaniu dziennych priorytetów.
• Określanie osobistych priorytetów oraz ochrona czasu na ich realizację.
• Konsekwencja w dotrzymywaniu priorytetów.

Moduł VIII. Metody planowania czasu i koszyk zadań

• Reguły planowania zadań w perspektywie krótko- i długoterminowej.
• Narzędzia usprawniające zarządzanie zadaniami (mobilne i analogowe).
• Listy zadań – organizacja i praktyczne zastosowanie.
• 5 zasad realnego planu działania.
• Bufory czasu w planowaniu zadań.
• Monitorowanie realizacji planu i wdrażanie działań naprawczych.

Moduł IX. Nawyki zwiększające efektywność

• Krzywa REFA i jej wykorzystanie w efektywnym realizowaniu zadań.
• Instrukcje i procedury – wsparcie jakości pracy i automatyzacji zadań rutynowych.
• Sprzymierzeńcy efektywności, rutyna i nawyk.
• Uporządkowana przestrzeń, ład w dokumentach i mailach – sprzymierzeńcy codziennej efektywności.
• Ochrona czasu pracy własnej oraz pracy przełożonego.
• Jak dbać o dobrostan i zasoby energetyczne? – efektywny odpoczynek.

Zakończenie szkolenia: podsumowanie najistotniejszych treści, stworzenie przez Kursantów osobistych planów działania.