Profesjonalny sekretariat

Informacyjna i reprezentacyjna rola sekretariatu 

• Podstawowe zadania, kluczowe umiejętności i zakres odpowiedzialności
• Kompetencje organizacyjne
• Zasady współpracy z pracownikami różnego szczebla
• Rola asystentki/asystenta w przedsiębiorstwie – tworzenie dobrego wizerunku organizacji, zarządzanie korespondencją i kierowanie komunikacją, chronienie czasu pracy przełożonego

Reguły wzorowej obsługi recepcyjnej - sztuka powitania

• Hierarchia powitania – kto pierwszy i dlaczego
• Sposoby powitania: wstawanie, przedstawianie, podawanie dłoni
• Gdzie i jak należy się witać, a gdzie nie wypada
• Isotne różnice w relacjach biznesowych i towarzyskich
• Wizytówki – rodzaje, wygląd, wręczanie

Językowa etykieta – zasady stosowania grzecznościowych zwrotów

• Tytułowanie – tytuły naukowe, stanowiska służbowe, formy kurtuazyjne
• Zwroty grzecznościowe
• Kontrahenci zagraniczni – zwroty formalne, tytułowanie itd.
• Konwersacja – nawiązywanie rozmowy, dozwolone tematy w ramach small talku
• Poprawność wypowiedzi i kultura języka

Komunikacja interpersonalna

• Komunikacyjne bariery
• Czym jest aktywne słuchanie i jak się go nauczyć?
• Jak formułować pytania, by poznać oczekiwania Klienta?
• Postawa asertywna i związane z nią techniki
• Zakazane wyrażenia – zwroty niedozwolone w kontaktcie z Klientami

Kwestia pierwszeństwa w służbowych sytuacjach - precedencja

• Przepuszczanie w drzwiach, podróż windą
• Służbowe pojazdy – wsiadanie i wysiadanie z klasą, hierarchia miejsc
• Kto gdzie powinien siedzieć podczas spotkań – rozmieszczenie uczestników w sytuacjach takich jak negocjacje, prezentacje, oficjalne kolacje biznesowe itp.

Reguły profesjonalnego goszczenia kontrahentów

• Zasady anonsowania
• Jak powinno się witać gości w firmie – prowadzenie do gabinetu, odprowadzanie i pożegnanie
• Organizowanie spotkań, konferencji, zebrań itp.
• Poczęstunek biznesowy – w jaki sposób podaje się poszczególne dania/przekąski/napoje
• Firmowa wizyta w restauracji
• Nakrywanie stołu – typy sztućców i szkła, ich ułożenie, korzystanie

Profesjonalny wizerunek – elegancja w pracy

• Biznesowy ubiór – dominujące kanony
• Zasady elegancji – jak nie popełniać błędów dobierając garderobę
• Typy strojów, dodatków i biżuterii – dostosowanie ubioru do okazji
• Profesjonalny wygląd – fryzury, makijaże, manicure

Korespondencja elektroniczna i tradycyjna

• Poczta elektroniczna – reguły eleganckiego pisania e-maili
• Poczta tradycyjna – język korespondencji biznesowej, forma i treść, układ graficzny pism, wstępy i zakończenia
• Zasady zapisywania liczb, kwot i dat
• Redakcja użytkowych pism
• Adresowanie i kopertowanie
• Firmowe życzenia, pochwały i gratulacje
• Biznesowe zaproszenia – niezbędne elementy i ich znaczenie

Sztuka telefonicznej rozmowy

• Reguły prowadzenia telefonicznych rozmów
• Powitalne oraz pożegnalne zwroty przy obsłudze połączeń przychodzących i wychodzących
• Łączenie i przekierowywanie telefonicznych rozmów
• Filtrowanie rozmów przychodzących i polityka prywatności
• Telefoniczna etykieta – taktowne zachowanie po przerwanej rozmowie, eleganckie zakończenie połączenia itp.
• Konfiguracja automatycznej sekretarki